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Foire aux questions sur la soumission de données au Registre canadien des remplacements articulaires

Ressources sur cette page :

Que dois-je faire en premier lieu avec le lecteur de codes à barres?

Étape 1 : Activez le paramètre de transmission de la norme AIM (code d’identification et de saisie des données automatiques).
Étape 2 : Balayez le code à barres ci-dessous afin de vérifier que le paramètre de transmission de la norme AIM est activé.  

Image d'un code à barres (exemple)

Le résultat suivant devrait s’afficher à l’écran : ]C0123456789 (si vous utilisez un clavier anglais) ou Ç0123456789 (si vous utilisez un clavier français).

Si vous obtenez le résultat 123456789, reprenez l’étape 1. (Ce résultat indique que le paramètre de transmission du code AIM n’a pas été activé.)

Pour savoir quel(s) code(s) à barres balayer, consultez le bulletin sur la saisie des codes à barres pour le Registre canadien des remplacements articulaires (RCRA). Ne modifiez pas la valeur balayée.

Où puis-je trouver l’information sur le produit?

L’étiquette du produit fournit de l’information (fabricant, numéro de produit, numéro de lot) sur les composants prothétiques (ou d’implant) utilisés lors d’une arthroplastie de la hanche ou du genou. Si du ciment a été utilisé au cours de l’intervention, vous pouvez également trouver de l’information sur une étiquette de produit. Voici un exemple de l’information relative à une prothèse que vous pouvez trouver sur une étiquette :

Exemple d’une étiquette de produit avec des flèches pointées vers le nom du fabricant, le numéro du produit et le numéro du lot.

Comment dois-je saisir l’information sur le produit?

L’information sur le produit peut être saisie manuellement ou numérisée au moyen d’un lecteur de codes à barres. Pour une saisie plus exacte et efficace de l’information, il est recommandé d’utiliser un lecteur de codes à barres. 

Saisie manuelle

Entrez les numéros de produit et de lot tels qu’ils figurent sur l’étiquette. 

Saisie au moyen d’un lecteur de codes à barres

N’oubliez pas de paramétrer le lecteur avant de l’utiliser pour saisir les données dans le RCRA. Ainsi, les systèmes de traitement des données de l’ICIS pourront extraire correctement les données que vous avez balayées.

Les étiquettes de produit sont-elles les mêmes pour tous les fabricants?

Non, les étiquettes peuvent différer d’un fabricant à l’autre, voire chez un même fabricant. Vous devez donc examiner avec soin l’information qui y figure.

Combien d’étiquettes devrais-je soumettre pour chaque composant?

Vous devez soumettre au moins une étiquette par composant et vous pouvez laisser les autres lignes vides. Par exemple, si vous n’avez que 2 étiquettes pour un composant particulier, remplissez les 2 premières lignes et laissez les 5 autres lignes vides. 

Pour connaître les composants admissibles et les catégories de composants, consultez le Manuel du fichier minimal du RCRA (Annexe B : Renseignements sur les catégories de composants) ainsi que les manuels de saisie de l’information de la Base de données sur les congés des patients (BDCP) et du Système national d’information sur les soins ambulatoires (SNISA).

Soumettez les renseignements de toutes les étiquettes pertinentes (p. ex. soumettez au moins 2 étiquettes si la cupule acétabulaire et l’insert acétabulaire sont remplacés).

Quels sont les principaux formats de codes à barres utilisés sur les étiquettes de prothèses?

GS1 et HIBC sont les 2 principaux formats de codes à barres utilisés pour l’encodage de données sur les étiquettes de prothèses.

Code à barres GS1

Exemple d’une étiquette avec un code à barre GS1.

Inscrit un code d’article international (GTIN) dans le champ Numéro de produit. S’il y a un code GTIN, la valeur « UNK » s’inscrit dans les champs Numéro de produit et Numéro de lot. Vous pouvez aussi saisir manuellement le numéro au catalogue dans le champ Numéro de produit et le numéro de lot inscrit sur l’étiquette dans le champ Numéro de lot. Si le code à barres est balayé, la valeur suivante devrait s’afficher : ]C10110603295014034.

Code à barres HIBC

Exemple d’une étiquette avec un code à barre HIBC

Balayez le code à barres du haut dans le champ Numéro de produit et celui du bas dans le champ Numéro de lot. Vous pouvez aussi saisir manuellement le numéro au catalogue (numéro de référence) dans le champ Numéro de produit et le numéro de lot dans le champ Numéro de lot. Si le code à barres est balayé, la valeur suivante devrait s’afficher : ]C0+H43512112810.                                                          

L’étiquetage des produits peut changer avec le temps. Nous demandons aux fournisseurs de données de signaler les incohérences, nouveaux formats d’étiquettes ou problèmes à rcra@icis.ca.

Que faire si l’étiquette ne comporte qu’un seul code à barres linéaire?

Produits Zimmer

  • Balayez le code à barres dans le champ Numéro de produit, puis dans le champ Numéro de lot. OU
  • Saisissez manuellement le numéro au catalogue (numéro de référence) dans le champ Numéro de produit et le numéro de lot dans le champ Numéro de lot.

Produits Smith & Nephew et Biomet ou ciments Palacos

  • Saisissez manuellement ou balayez le code à barres dans le champ Numéro de produit et inscrivez « UNK » ou le numéro de lot dans le champ Numéro de lot. 

Produits Cerafix ou de tout autre fabricant

  • Saisissez manuellement le numéro au catalogue (numéro de référence) dans le champ Numéro de produit et le numéro de lot dans le champ Numéro de lot.

Que faire si l’étiquette comporte 2 codes à barres?

Dans la plupart des cas, une série de caractères située sous le code à barres du haut contient le numéro au catalogue, ou numéro de référence, et une autre située sous le code à barres du bas contient le numéro de lot. 

Produits LinK

  • Ne balayez pas les codes à barres. Les numéros de produit et de lot doivent être saisis à la main. 

Produits de tout autre fabricant

  • Balayez le code à barres du haut dans le champ Numéro de produit et celui du bas dans le champ Numéro de lot. (Ne modifiez pas la série de caractères qui s’affiche dans le champ.) OU
  • Saisissez manuellement le numéro au catalogue (numéro de référence) dans le champ Numéro de produit et le numéro de lot dans le champ Numéro de lot.

Que faire si l’étiquette comporte un code à barres bidimensionnel (code QR)?

  • Si l’étiquette comporte un code à barres linéaire et un code QR, saisissez manuellement ou balayez le code linéaire en suivant les instructions ci-dessus.
  • Si l’étiquette ne comporte qu’un code à barres bidimensionnel : 
    • Balayez le code à barres bidimensionnel dans le champ Numéro de produit et inscrivez « UNK » dans le champ Numéro de lot.  OU
    • Saisissez manuellement le numéro au catalogue (numéro de référence) dans le champ Numéro de produit et le numéro de lot dans le champ Numéro de lot.

Que faire si l’étiquette ne comporte aucun code à barres?

Produits Zimmer

  • Le numéro EDI remplace le numéro au catalogue (numéro de référence); saisissez-le dans le champ Numéro de produit.

Produits de tout autre fabricant

  • Saisissez manuellement le numéro au catalogue (numéro de référence) dans le champ Numéro de produit et le numéro de lot dans le champ Numéro de lot. Saisissez les tirets (s’il y en a).

Que faire si l’étiquette est manquante ou inconnue ou si le code à barres est endommagé?

Si vous soumettez les données par l’intermédiaire de la BDCP ou du SNISA, saisissez l’information du groupe 20 (BDCP) ou de l’abrégé du RCRA (SNISA) comme suit :

  • 03 = OTH
  • 04 = Saisissez le nom du fabricant si vous le connaissez; sinon, saisissez STICKERMISS/STICKERDAMAGED
  • 05 = PRODMISS/PRODDAMAGED
  • 06 = LOTMISS/LOTDAMAGED
  • 08 = OTH
  • 09 = Saisissez le nom du fabricant si vous le connaissez; sinon, saisissez STICKERMISS/STICKERDAMAGED
  • 10 = PRODMISS/PRODDAMAGED
  • 11 = LOTMISS/LOTDAMAGED

Si vous soumettez les données à l’aide de l’ancien système de soumission de fichiers électroniques du RCRA, saisissez l’information comme suit :

  • Numéro de produit = UNK
  • Numéro de lot = UNK
  • Fabricant = Sélectionnez « Other/Autre » et entrez « Missing »

Que faire si le nom du fabricant ne figure pas sur la liste des fabricants du RCRA?

Utilisez le champ Fabricant — autre seulement lorsque le nom du fabricant ne figure pas dans la liste des fabricants du RCRA

J’essaie de soumettre des données concernant une arthroplastie bipolaire, mais je ne trouve pas d’option pour le composant acétabulaire. Où se trouve-t-elle?

Si vous devez soumettre des données sur un composant fémoral, une tête fémorale, un composant acétabulaire et un insert, déclarez l’intervention comme une arthroplastie totale de la hanche.

Mon fichier ne m’a pas été retourné. Y a-t-il un problème avec mon fichier?

Assurez-vous que le nom de votre fichier respecte la convention de désignation du RCRA : CJRAAAAPPEEEEETSS. Voici un exemple de nom de fichier valide : CJR20220654799204 — année (exercice financier) 2022, période financière 06 (septembre), code d’établissement 54799, type d’articulation 2 (hanche) et numéro séquentiel 4.

Assurez-vous d’augmenter le numéro séquentiel (dernier chiffre du nom du fichier) chaque fois que vous soumettez un fichier de nouveau. Sinon, votre fichier ne sera pas traité.

Si le problème persiste, écrivez à rcra@icis.ca.

Je dois saisir des données concernant un nouveau chirurgien, mais je n’ai pas l’identificateur correspondant (numéro du chirurgien). Que dois-je faire? 

Dans la base de données du RCRA, un identificateur unique est attribué à chaque nouveau chirurgien. Veuillez écrire à rcra@icis.ca ca pour obtenir ce numéro avant de soumettre vos données.

Ma soumission a été rejetée parce que le patient n’a pas de numéro d’assurance maladie. Que dois-je faire?

Veuillez inscrire N/A dans le champ de l’autorité émettrice de la carte d’assurance maladie et laisser le champ Numéro d’assurance-maladie vide.

Comment dois-je déclarer les arthroplasties réalisées avec assistance robotisée? 

Les arthroplasties réalisées avec assistance robotisée sont codifiées de la même manière que les chirurgies traditionnelles de remplacements articulaires. Consultez le Manuel du fichier minimal du Registre canadien des remplacements articulaires pour connaître les directives et les exigences.