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Commencer la mise en œuvre du système d’évaluation interRAI

Commencer la mise en œuvre du système d’évaluation interRAI kathschach

La présente section contient des renseignements pratiques sur les aspects opérationnels que votre organisme devra examiner avant de mettre en œuvre le système d’évaluation interRAI.

Élaborer un plan

Recommandations pour élaborer un plan de projet avant de soumettre des données d’évaluation interRAI à l’ICIS.

Mobiliser vos équipes 

Stratégies suggérées pour recueillir divers points de vue tout au long du processus de mise en Å“uvre. 

Former le personnel

Recommandations et conseils pour aider les autorités compétentes à établir un plan de formation du personnel.

Comment l’ICIS peut-il vous aider?

  • L’ICIS peut vous aider à déterminer les changements potentiels à vos processus opérationnels.
  • L’ICIS peut aussi vous soutenir dans l’évaluation de vos besoins en matière de formation et le choix du meilleur parcours d’apprentissage pour votre organisme.
  • L’ICIS peut vous donner accès à des ressources utiles — aide-mémoires, manuels, trousses d’outils et bien plus encore.

Gérer les changements

La mise en œuvre initiale d’un système d’évaluation interRAI doit être planifiée avec précaution — et peut avoir des répercussions sur les processus opérationnels.

Pour vous guider dans cette période de transition, songez à mettre sur pied une stratégie de gestion des changements. Commencez à planifier tôt. Tout plan efficace et utile doit tenir compte des éléments suivants :

  • Le changement de culture
    • Désignez des personnes clés capables d’agir comme agents de changements positifs et de faire valoir les avantages de la transition.
  • Les changements dans les processus opérationnels 
  • Les changements dans les activités quotidiennes
    • Évaluez les répercussions possibles sur les postes actuels et la façon dont ils pourraient évoluer après l’adoption du Système d’information intégré interRAI (SIIR).
  • Les répercussions de la transition sur la documentation clinique
    • Instaurez un cadre de préparation rigoureux à l’intention du personnel, en lui fournissant notamment les documents pertinents et les mesures de soutien appropriées tout au long du processus. 
  • Les améliorations aux évaluations et aux processus

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Questions d’ordre clinique

Élaborer un plan pour la mise en œuvre des évaluations interRAI et du SIIR

Élaborer un plan pour la mise en œuvre des évaluations interRAI et du SIIR kathschach

Former une équipe de mise en œuvre et solliciter le soutien de tous

Créez une équipe pour le projet de mise en œuvre et prévoyez suffisamment de temps pour qu’elle puisse accomplir ses tâches. Afin de respecter l’échéancier, évitez de définir d’autres priorités et prévoyez du temps pour les imprévus.

L’équipe de mise en œuvre devrait comprendre des représentants des secteurs opérationnels, cliniques, techniques et d’aide à la prise de décisions afin de rendre compte de points de vue variés et d’intégrer les connaissances acquises au fil du projet.

Élaborer un plan de projet pour la soumission des données d’évaluation interRAI

Avant de commencer à soumettre des données d’évaluation interRAI à l’ICIS, vous devriez élaborer un plan de projet qui décrit les activités, les échéances et les ressources.

Votre plan de projet devrait comprendre

  • au besoin, un calendrier pour la transition des anciennes méthodes de collecte des données vers les évaluations Soins de longue durée en établissement (SLD) interRAI, Services à domicile (SD) interRAI et Évaluation à l’accueil (EA) interRAI; établissez les dates pour le début de la collecte au moyen des instruments interRAI et pour le début de la soumission des données au Système d’information intégré interRAI (SIIR)
  • un aperçu des comptes rendus attendus et des personnes qui en sont responsables
  • un plan de dotation qui laisse place au recrutement
  • une liste de contrats à préparer et la date à laquelle ils doivent être prêts
  • des séances de formation planifiées sur les instruments d’évaluation interRAI, sur le logiciel du fournisseur et sur tout changement apporté aux pratiques opérationnelles ou aux processus de travail
  • une description du soutien administratif et logistique requis
  • les dates limites de création et de soumission des rapports à la haute direction
  • un plan de viabilité pour la gestion des changements et le roulement du personnel
  • des occasions de mise en commun des ressources et de l’expertise à l’échelle de l’autorité compétente

Dates limites de transition des organismes ou autorités compétentes

Les organismes ou autorités compétentes qui soumettent des données aux anciens systèmes doivent envisager la fin de la formation sur ces systèmes et la fin de la collecte de données à l’aide de ceux-ci. 

Prenez en considération le temps nécessaire pour apporter les corrections aux évaluations déjà soumises, ce qui peut être fait après la date limite. Demandez à votre fournisseur si une limite a été établie pour la période de correction des erreurs.

L’ICIS recommande que les autorités compétentes ou organismes communiquent clairement 

  • la date limite d’utilisation de l’ancienne version des évaluations et de soumission des données au Système d’information sur les services à domicile (SISD) et au Système d’information sur les soins de longue durée (SISLD) 
  • la date où les évaluations SLD interRAI, SD interRAI et EA interRAI commenceront et où leurs données seront soumises au SIIR

Gardez à l’esprit les dates de mise hors service du SISD et du SISLD. Si les attentes sont claires, les membres du personnel pourront plus facilement se préparer et adopter les nouvelles pratiques opérationnelles. 

L’établissement d’une date limite empêchera la duplication des données soumises au SISD/SISLD et au SIIR.

Les établissements de soins de longue durée sont invités à vérifier auprès de leur autorité compétente l’existence d’autres directives concernant les dates de clôture.

Points à considérer concernant les évaluations initiales

Lorsqu’une autorité compétente adopte l’instrument SLD interRAI ou SD interRAI, les évaluateurs doivent effectuer une Première évaluation (code 1 à l’élément A8/iA8 — Raison de l’évaluation) pour chaque personne.

L’évaluation initiale doit être réalisée même si la personne a déjà été évaluée au moyen de l’instrument d’évaluation des résidents — fichier minimal 2.0 (RAI-MDS 2.0) ou de l’instrument d’évaluation des résidents — services à domicile (RAI-HC). 

Cette première évaluation comprend la codification des éléments de la section B (Demande et antécédents). L’information saisie à la section B de l’instrument d’évaluation interRAI est utilisée à l’échelle du système de santé pour éclairer l’accès aux soins et la prestation des services de santé. Tout doit être mis en Å“uvre pour remplir cette section avec exactitude. 

Une fois l’évaluation initiale réalisée, il est recommandé d’effectuer une évaluation de routine (code 2 à l’élément A8/iA8 — Raison de l’évaluation) à intervalles réguliers, notamment dans les 6 mois qui suivent (pas plus de 12 mois) pour SD interRAI et tous les 3 mois pour SLD interRAI. 
 

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Questions d’ordre clinique

Choisir ses évaluateurs interRAI

Choisir ses évaluateurs interRAI kathschach
Développer/réduire tout Développer/réduire tout

La réponse à cette question varie selon le type d’organisme.

En soins de longue durée, la plupart des évaluations interRAI sont effectuées par des cliniciens autorisés comme des infirmières et parfois par des ergothérapeutes, des physiothérapeutes, des diététistes ou des travailleurs sociaux. Certains organismes ont des superutilisateurs dont la seule responsabilité est de réaliser les évaluations interRAI, tandis que d’autres sites font appel à une équipe interdisciplinaire.

Dans le milieu des services à domicile, l’évaluateur est habituellement un clinicien autorisé comme un gestionnaire de cas ou un coordonnateur de soins ayant une formation en soins infirmiers. Toutefois, il arrive également qu’un ergothérapeute, un physiothérapeute ou un travailleur social remplisse les fonctions d’évaluateur.

La responsabilité multidisciplinaire désigne l’approche selon laquelle certaines sections de l’évaluation sont remplies par des infirmières et d’autres sections par des professionnels paramédicaux (p. ex. ergothérapeutes, physiothérapeutes, diététistes, travailleurs sociaux). Cette approche permet de tenir compte de l’expertise de chacun des membres de l’équipe. Une personne tient habituellement les commandes, ayant l’entière responsabilité de s’assurer que l’évaluation est effectuée dans les délais.

  • Capacité d’établir une relation thérapeutique avec les clients, et excellentes aptitudes pour la communication
  • Entregent et capacité de communiquer et de collaborer avec l’équipe interdisciplinaire
  • Connaissances techniques et informatiques nécessaires pour la réalisation des évaluations à l’aide du logiciel de l’organisme
  • Réceptivité aux changements et volonté de participer au processus de changement (assister aux cours de formation, influencer les autres, aider les autres membres de l’équipe de soins, appuyer les initiatives)
  • Leaders informels ou personnes que vous considérez comme des champions

Le titre de poste varie généralement selon le secteur. En voici des exemples :

  • coordonnateur RAI
  • évaluateur RAI
  • gestionnaire de cas
  • infirmière en santé communautaire
  • infirmière en soins à domicile
  • infirmière enseignante

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Questions d’ordre clinique

Appliquer le processus d’évaluation interRAI

Appliquer le processus d’évaluation interRAI kathschach

Le processus global d’évaluation interRAI est exhaustif. Il comporte de nombreuses responsabilités et tâches, y compris la collecte de renseignements de différentes sources, la réalisation d’entrevues avec les patients et les membres de leur famille, la création de rapports et la soumission de données.

Or, qui dit exhaustif ne dit pas nécessairement complexe. Une direction solide et une planification rigoureuse vous aideront à demeurer maître de la situation.

Rappelez-vous que les évaluations interRAI ne devraient pas ajouter à votre charge de travail. Ces évaluations se veulent simplement le prolongement du travail du clinicien, qui mise sur son intuition, son expérience et ses compétences.

Le système d’évaluation interRAI permet d’effectuer des évaluations cliniques normalisées dans un langage commun. Ces évaluations fournissent donc des renseignements exacts et uniformes et mènent à l’amélioration des résultats pour la santé.

Prenez exemple sur les organismes qui ont fait leurs preuves avec le système d’évaluation interRAI — depuis la planification de sa mise en œuvre jusqu’à la promotion du système et l’utilisation de ses applications.

Conseils pratiques

  • Renseignez-vous sur les différences entre les évaluations interRAI et leurs versions antérieures (le Système d’information sur les services à domicile — évaluation à l’accueil [SISD-EA], l’instrument d’évaluation des résidents — services à domicile [RAI-HC] et l’instrument d’évaluation des résidents — fichier minimal 2.0 [RAI-MDS 2.0]).
  • Dites-vous que toute interaction avec la personne offre la possibilité d’effectuer une évaluation.
    • Intégrez les évaluations interRAI aux tournées et aux changements de quart de votre équipe.
  • Assurez-vous que l’évaluateur connaît bien la personne ou sa famille.
  • Déployez des stratégies de communication au sein de votre organisme.
    • Ajoutez les évaluations à des tableaux blancs ou à des organigrammes, en indiquant ce qui doit être rempli.
    • Lancez des discussions sur les évaluations pendant vos conférences sur les soins, vos réunions d’équipe et vos rencontres avec les familles.
    • Encouragez les équipes interdisciplinaires à utiliser le langage interRAI au quotidien.
  • Utilisez les renseignements des évaluations interRAI pour structurer les admissions, les remarques sur les antécédents et la planification des sorties.
  • Encouragez les cliniciens à utiliser les guides d’analyse par domaine d’intervention (GAD) pour planifier les soins et à utiliser les résultats obtenus pour évaluer les interventions, faire un suivi des traitements et se faire une idée générale de l’état clinique et fonctionnel.
  • Incluez les évaluations interRAI dans votre processus d’orientation des nouveaux employés, dans les évaluations annuelles des compétences cliniques et dans les évaluations du rendement de vos employés.

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Questions d’ordre clinique

Élaborer une stratégie de communication pour interRAI et le SIIR

Élaborer une stratégie de communication pour interRAI et le SIIR kathschach

Il est important de mettre en place une stratégie pour assurer la communication efficace de tous les renseignements pertinents en lien avec le projet de transition vers interRAI et le Système d’information intégré interRAI (SIIR).

Cette stratégie doit examiner les aspects suivants :

  • les modes de communication devant être utilisés pour transmettre l’information aux intervenants
  • les raisons qui motivent la transition, les choses auxquelles les intervenants doivent s’attendre durant la transition et les résultats attendus de la transition
  • les fonctions et les responsabilités de chaque membre de l’équipe de projet et un plan structuré pour la prise en charge des requêtes et la résolution des problèmes
  • les relations avec les personnes-ressources de l’organisme (ce qui comprend les responsables des volets cliniques et techniques et les dirigeants) afin de promouvoir l’adhésion au projet et d’appuyer la gestion des changements
  • le plan visant à assurer la gestion et la communication avec les établissements ou organismes sous-traitants ou affiliés (en particulier ceux qui font partie d’une association comptant des sites dans plusieurs provinces ou territoires) ainsi que le suivi des progrès qu’ils réalisent

Si vous préférez désigner une personne responsable de transmettre les questions à l’ICIS, ce mode de fonctionnement doit être clairement expliqué au personnel, y compris les cas dans lesquels s’adresser à cette personne, au fournisseur de logiciel ou à l’ICIS. 

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Questions d’ordre clinique

Mobiliser vos équipes pour la mise en œuvre du système interRAI

Mobiliser vos équipes pour la mise en œuvre du système interRAI kathschach

Comment votre organisme s’en sort-il avec la mise en Å“uvre du système d’évaluation interRAI? 

Tout au long du projet, n’oubliez pas de solliciter divers points de vue. Recherchez en particulier la participation des cliniciens de première ligne à tous les processus interRAI, que ce soit au point de service ou à l’aide d’un mécanisme de rétroaction.

Demandez périodiquement les commentaires des intervenants et tirez parti des leçons apprises. Sans nécessairement éliminer toutes les difficultés, cette façon de faire facilitera certainement le processus de mise en œuvre.

Voici des exemples de stratégies à utiliser :

  • Organisez une série de dîners-causeries au cours desquels vous pourrez fournir des résultats partiels, comme une échelle de résultats, et passer en revue les éléments et la codification de cette échelle.
  • Envisagez de former des groupes consultatifs pour les volets clinique et technique qui auront pour mandat de résoudre les difficultés à mesure qu’elles se présentent. L’ICIS est également disponible pour offrir du soutien.
  • Affichez les rapports à l’échelle du programme.
  • Demandez aux membres de votre personnel ce qu’ils souhaitent savoir sur les évaluations interRAI.
  • Au moment de la sortie d’un client, fournissez un rapport ainsi que des renseignements clés provenant du système d’évaluation interRAI (p. ex. les guides d’analyse par domaine d’intervention) aux dispensateurs de soins ou aux organismes vers lesquels le client est orienté.
  • Nouez un dialogue avec les familles et la collectivité en expliquant comment les évaluations interRAI servent à évaluer et à ajuster les plans de soins.
  • Demandez aux membres de votre personnel s’ils ont des suggestions sur la façon de mesurer différents aspects, comme la saisie de données dans les dossiers, la rapidité de réalisation des évaluations, le taux d’erreur dans les soumissions et le volume de soumissions.

Il est par ailleurs essentiel de définir des indicateurs de réussite et de saluer les réalisations de l’équipe et des membres du personnel. La réussite va au-delà de la ligne d’arrivée — il y a de nombreuses étapes à franchir et à souligner avant d’y parvenir! 

Assurez-vous d’inclure tous les collaborateurs et de souligner l’apport de chacun.

Exemples de réalisations à saluer : mener à bien le transfert vers une nouvelle plateforme logicielle, terminer une série de cours et réussir la soumission des premières données d’essai de l’organisme.

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Questions d’ordre clinique

Former le personnel pour la mise en œuvre des instruments d’évaluation interRAI

Former le personnel pour la mise en œuvre des instruments d’évaluation interRAI kathschach

Votre stratégie de mise en œuvre du système d’évaluation interRAI ne peut porter ses fruits que si elle est menée à bien par des employés informés et qualifiés. Afin de maintenir le cap, mettez sur pied un plan de formation doté d’un échéancier.

L’autorité compétente pourrait vouloir normaliser sa démarche de formation et examiner les parcours d’apprentissage suggérés dans le Centre d’apprentissage de l’ICIS. L’ICIS tient des séances de formation sur les instruments d’évaluation Soins de longue durée en établissement (SLD) interRAI, Services à domicile (SD) interRAI et Évaluation à l’accueil (EA) interRAI. Il propose également des aide-mémoires sur les différences entre les anciennes évaluations et les nouvelles, ainsi que des ressources à l’intention des formateurs.

Le rôle de l’ICIS en matière de formation

Si votre organisme ou autorité compétente souhaite adopter et mettre en Å“uvre le système d’évaluation interRAI, l’ICIS peut vous donner accès à des ressources et à des programmes de formation adaptés à vos besoins. 

Nous offrons

  • des conférences Web avec animateur et des cours d’autoapprentissage en ligne
  • des ressources à l’intention des formateurs
  • des services de collaboration et notre expertise pour la création d’un modèle de formation des formateurs adapté à votre organisme
  • un soutien continu, ce qui comprend
    • des cours de formation complémentaires (p. ex. sur l’utilisation des données, la planification des soins et la soumission des données)
    • des réponses aux questions de codification clinique
    • des séances de soutien aux clients
    • l’accès à notre expertise

Remarque : L’ICIS n’offre pas de formation sur le logiciel de votre fournisseur. Si vous souhaitez une telle formation, assurez-vous de le mentionner quand vous discutez du contrat avec votre fournisseur. Un plan de formation à l’intention des nouveaux utilisateurs et un programme de mise à niveau annuelle devraient être envisagés pour la suite.

 

Points à prendre en considération au moment de concevoir un plan de formation

Développer/réduire tout Développer/réduire tout

Dans le cadre de son entente de partenariat avec interRAI, l’ICIS offre des cours de formation gratuits aux organismes abonnés au Plan de base qui mettent en œuvre les instruments d’évaluation interRAI suivants :

  • Soins de longue durée en établissement (SLD) interRAI
  • Services à domicile (SD) interRAI
  • Évaluation à l’accueil (EA) interRAI

Le coût de la formation sur l’utilisation du logiciel fait généralement partie de l’entente entre l’organisme et le fournisseur de logiciels.
 

Les séances de formation de l’ICIS comprennent des webinaires présentés par les membres de son équipe des soins cliniques ainsi que des modules d’autoapprentissage. Ces produits sont accessibles dans le Centre d’apprentissage de l’ICIS. 

Vous trouverez l’estimation du temps requis pour suivre un module d’autoapprentissage en cliquant sur celui-ci. 

Des séances de formation avec animateur peuvent également être offertes pour aider l’autorité compétente à combler ses besoins en formation avant le début de la mise en œuvre ou de la transition.

L’ICIS recommande 6 à 8 semaines de formation pour les évaluateurs avant la mise en Å“uvre des évaluations interRAI et le début de la soumission des données au Système d’information intégré interRAI (SIIR). 

L’ICIS vous conseille aussi de communiquer avec votre fournisseur de logiciel afin de connaître la durée de la formation nécessaire.

Cette information vous permettra de déterminer le temps à prévoir pour la formation. 
 

Une formation sur l’utilisation des instruments d’évaluation interRAI devra être offerte au personnel clinique en vue de l’administration, de la documentation et de la codification des évaluations. 

Les évaluateurs chevronnés n’auront peut-être pas besoin d’une formation aussi approfondie que les personnes moins expérimentées, mais ils devront quand même se familiariser avec les changements et les nouvelles pratiques de codification. 

On recommande à l’autorité compétente d’instaurer un modèle de formation des formateurs (PDF) lorsqu’elle conçoit son plan de formation. 

Dans un premier temps, le modèle de formation devrait prévoir des cours sur les instruments d’évaluation et sur le logiciel connexe. 

Un plan de formation à l’intention des nouveaux utilisateurs et un programme de perfectionnement continu devraient être envisagés pour la suite.

Il est important de noter que le plan de formation d’un organisme dépendra de divers facteurs, comme sa taille, ses effectifs et ses processus opérationnels. Vous devrez établir un plan de formation qui correspond à vos besoins. 

L’ICIS propose une série de cours à l’intention des débutants sur les instruments SLD interRAI et SD interRAI. Celle-ci s’adresse aux formateurs, aux nouveaux évaluateurs et aux personnes qui ont besoin d’une mise à niveau. Ils peuvent y apprendre à documenter les résultats des évaluations et à utiliser l’information recueillie, les échelles de résultats et les guides d’analyse par domaine d’intervention (GAD) pour établir un plan de traitement axé sur la personne. 

La nouvelle formation sur l’instrument EA interRAI offerte sous forme de séance d’apprentissage en ligne vise quant à elle à guider les évaluateurs en milieu communautaire et hospitalier dans la saisie de leurs résultats. 

Enfin, pour les évaluateurs expérimentés, le Centre d’apprentissage de l’ICIS propose des séances d’information sur « les particularités » des évaluations qui permettent de mieux comprendre les similarités et les différences entre les nouveaux instruments d’évaluation interRAI (SLD interRAI 9.1.4, SD interRAI 9.1.4 et EA interRAI version 10) et leurs versions antérieures (RAI-MDS 2.0, RAI-HC et EA interRAI version 9.1). 

L’ICIS peut en outre présenter des exposés sur les différences entre les nouvelles et les anciennes suites d’instruments, au besoin. 

 

Jetez un coup d’œil aux cours dans le Centre d’apprentissage de l’ICIS. Vous y trouverez nos curriculums pour les instruments d’évaluation et , qui comprennent des cours adaptés à diverses fonctions. 

Si vous avez besoin d’une formation qui n’est pas actuellement offerte dans ces formats, veuillez communiquer avec l’ICIS. 

Oui, les formateurs peuvent utiliser les ressources de formation de l’ICIS afin d’élaborer leurs propres produits de formation et d’apprentissage, et ce, pour le perfectionnement ou l’intégration de nouveaux employés. 

Les plans de formation peuvent beaucoup varier selon votre établissement ou votre site de prestation de services. Il est important d’évaluer vos propres ressources pour déterminer le volume et le type de formation que vous pouvez offrir. 

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec l’ICIS.

Conseil : commencez tôt

  • Donnez le temps aux apprenants de mettre leurs connaissances en application — et de poursuivre leur apprentissage une fois la formation officielle terminée. S’attendre à ce que les évaluateurs s’imposent d’emblée comme des codificateurs parfaits tend à créer des situations anxiogènes.
  • Assurez-vous que la formation sur la solution logicielle est adéquate et qu’elle cadre avec la formation sur le système d’évaluation.
  • Envisagez le recours à des superutilisateurs pour guider le personnel de première ligne durant la période de mise en Å“uvre ou de transition et veillez à désigner des personnes-ressources pour les questions sur la codification clinique.

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