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Créez une équipe pour le projet de mise en œuvre et prévoyez suffisamment de temps pour qu’elle puisse accomplir ses tâches. Afin de respecter l’échéancier, évitez de définir d’autres priorités et prévoyez du temps pour les imprévus.

L’équipe de mise en œuvre devrait comprendre des représentants des secteurs opérationnels, cliniques, techniques et d’aide à la prise de décisions afin de rendre compte de points de vue variés et d’intégrer les connaissances acquises au fil du projet.

Avant de commencer à soumettre des données d’évaluation interRAI à l’ICIS, vous devriez élaborer un plan de projet qui décrit les activités, les échéances et les ressources.

Votre plan de projet devrait comprendre

• au besoin, un calendrier pour la transition des anciennes méthodes de collecte des données vers les évaluations Soins de longue durée en établissement (SLD) interRAI, Services à domicile (SD) interRAI et Évaluation à l’accueil (EA) interRAI; établissez les dates pour le début de la collecte au moyen des instruments interRAI et pour le début de la soumission des données au Système d’information intégré interRAI (SIIR)
• un aperçu des comptes rendus attendus et des personnes qui en sont responsables
• un plan de dotation qui laisse place au recrutement
• une liste de contrats à préparer et la date à laquelle ils doivent être prêts
• des séances de formation planifiées sur les instruments d’évaluation interRAI, sur le logiciel du fournisseur et sur tout changement apporté aux pratiques opérationnelles ou aux processus de travail
• une description du soutien administratif et logistique requis
• les dates limites de création et de soumission des rapports à la haute direction
• un plan de viabilité pour la gestion des changements et le roulement du personnel
• des occasions de mise en commun des ressources et de l’expertise à l’échelle de l’autorité compétente

Les organismes ou autorités compétentes qui soumettent des données aux anciens systèmes doivent envisager la fin de la formation sur ces systèmes et la fin de la collecte de données à l’aide de ceux-ci. 

Prenez en considération le temps nécessaire pour apporter les corrections aux évaluations déjà soumises, ce qui peut être fait après la date limite. Demandez à votre fournisseur si une limite a été établie pour la période de correction des erreurs.

L’ICIS recommande que les autorités compétentes ou organismes communiquent clairement 

• la date limite d’utilisation de l’ancienne version des évaluations et de soumission des données au Système d’information sur les services à domicile (SISD) et au Système d’information sur les soins de longue durée (SISLD) 
• la date où les évaluations SLD interRAI, SD interRAI et EA interRAI commenceront et où leurs données seront soumises au SIIR

Gardez à l’esprit les dates de mise hors service du SISD et du SISLD. Si les attentes sont claires, les membres du personnel pourront plus facilement se préparer et adopter les nouvelles pratiques opérationnelles. 

L’établissement d’une date limite empêchera la duplication des données soumises au SISD/SISLD et au SIIR.

Les établissements de soins de longue durée sont invités à vérifier auprès de leur autorité compétente l’existence d’autres directives concernant les dates de clôture.

L’évaluation initiale doit être réalisée même si la personne a déjà été évaluée au moyen de l’instrument d’évaluation des résidents — fichier minimal 2.0 (RAI-MDS 2.0) ou de l’instrument d’évaluation des résidents — services à domicile (RAI-HC). 

Cette première évaluation comprend la codification des éléments de la section B (Demande et antécédents). L’information saisie à la section B de l’instrument d’évaluation interRAI est utilisée à l’échelle du système de santé pour éclairer l’accès aux soins et la prestation des services de santé. Tout doit être mis en Å“uvre pour remplir cette section avec exactitude. 

Une fois l’évaluation initiale réalisée, il est recommandé d’effectuer une évaluation de routine (code 2 à l’élément A8/iA8 — Raison de l’évaluation) à intervalles réguliers, notamment dans les 6 mois qui suivent (pas plus de 12 mois) pour SD interRAI et tous les 3 mois pour SLD interRAI.