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Assurez-vous que le fournisseur utilise la version canadienne de la norme interRAI et déterminez la façon dont les mises à jour des spécifications seront intégrées à sa solution logicielle (en ce qui a trait à la fréquence et au calendrier de mise en Å“uvre des changements et s’il s’agit de coûts additionnels ou non selon le contrat). 

Définissez les rapports que vous devrez produire pour répondre aux besoins de l’organisme. Assurez-vous que le fournisseur peut gérer le processus de déclaration et d’extraction des données en conformité avec les spécifications de soumission de l’ICIS.

Il est possible d’accéder à un sous-ensemble de données par l’intermédiaire de la fonction de recherche du SIIR. Pour répondre à ses besoins opérationnels, l’autorité compétente devrait envisager d’élaborer des rapports sur la qualité des données qui utilisent cette fonction de recherche, notamment :

• Un rapport qui indique la nature et la fréquence des règles de validation déclenchées. Utilisez cette information pour améliorer ou modifier les activités de formation en matière de codification à l’intention des évaluateurs.
• Un rapport qui indique quelles données d’évaluation n’ont pas encore été soumises au SIIR. L’autorité compétente peut ainsi repérer les données d’évaluation qui n’ont pas été soumises et essayer de comprendre pourquoi (p. ex. les données sont incomplètes ou l’erreur relevée lors de la soumission initiale n’a pas encore été corrigée).
• Un rapport qui signale les enregistrements longitudinaux manquants (c.-à-d. lorsqu’il n’y a aucun renseignement d’évaluation ou de sortie associé à la personne au cours d’une période déterminée).
   

Pensez dès maintenant à toute donnée supplémentaire (c.-à-d. allant au-delà du cadre d’évaluation interRAI) que vous pourriez vouloir recueillir, car il pourrait y avoir des coûts supplémentaires si vous ne les incluez pas dans le contrat. 

Fonctionnalités additionnelles : points à prendre en considération 

• Possibilité d’extraire des métadonnées sur les évaluations soumises à partir du SIIR et possibilité de supprimer les données soumises en utilisant les identificateurs de ressources émis par l’ICIS. Ces fonctionnalités s’avèrent particulièrement utiles pour faire concorder les soumissions et procéder à des migrations de systèmes.
• Capacités de validation et de production de rapports à l’échelle locale.
  
   

Il est recommandé de demander à ce que le fournisseur choisi intègre des règles de validation locales qui permettront de vérifier les données avant de les soumettre au SIIR. Ces règles de validation locales peuvent prendre la forme de vérifications avec rejet ou de messages d’avertissement qui empêchent la soumission de données incomplètes ou inexactes au SIIR. 

La solution logicielle du fournisseur devrait également comprendre un mode de collecte et de validation de données hors ligne au cas où la connexion serait instable ou qu’il n’y aurait pas moyen d’accéder à Internet. 

Assurez-vous que la solution logicielle du fournisseur est dotée de règles de validation locales qui permettent à l’évaluateur de corriger les erreurs en temps réel au lieu de les corriger après reconnexion. 

Assurez-vous que les applications (p. ex. les guides d’analyse par domaine d’intervention, les échelles de résultats, les indicateurs de qualité et les algorithmes d’affectation des ressources, de dépistage et d’évaluation des risques) sont incluses dans la solution du fournisseur. 

Discutez de la possibilité d’extraire des métadonnées sur les évaluations soumises à partir du SIIR et de la possibilité de supprimer les données soumises en utilisant les identificateurs de ressources émis par l’ICIS. Ces fonctionnalités s’avèrent particulièrement utiles pour faire concorder les soumissions et procéder à des migrations de systèmes.