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Choisir un fournisseur de logiciels pour la mise en œuvre du système interRAI

Choisir un fournisseur de logiciels pour la mise en œuvre du système interRAI kathschach

Cette section vous aidera à choisir un fournisseur de logiciels pour la mise en œuvre du système interRAI.

Le logiciel que vous utiliserez pour la collecte et la soumission de données doit répondre à vos exigences opérationnelles et être compatible avec d’autres systèmes.

Évaluer les capacités des TI

Recommandations pour évaluer les capacités de votre organisme en matière de technologies de l’information (TI) avant de choisir un fournisseur de logiciels pour mettre en œuvre le Système d’information intégré interRAI (SIIR) et les instruments interRAI.
 

Préparer une DP

Critères à prendre en compte dans votre demande de propositions (DP) aux fournisseurs de logiciels pour les évaluations interRAI.

Préparer un contrat

Questions à vous poser lors de la négociation de votre contrat avec le fournisseur de logiciels prenant en charge les instruments interRAI.

Intégrer les données dans un DSE

Choisissez un fournisseur de logiciels qui peut vous aider à intégrer vos données d’évaluations interRAI dans un dossier de santé électronique avec efficacité et précision.

L’importance de la qualité des données

La qualité des données résulte d’un effort de collaboration à chaque étape du processus. Nous vous suggérons d’intégrer certains des outils suivants dans votre logiciel afin de faciliter les initiatives de votre organisme :

  • Normes canadiennes actuelles d’interRAI
  • Indicateurs de vérification clinique
  • Outil de planification des évaluations
  • Vérifications de la qualité des données

Comment l’ICIS peut-il vous aider?

  • L’ICIS transmet aux fournisseurs de logiciels autorisés une liste de ses exigences en matière de soumission de données ainsi que des documents sur les normes de données interRAI.
  • L’ICIS offre son expertise pour la mise à l’essai des propositions et des soumissions que vous recevez des fournisseurs afin d’assurer le respect des spécifications.
  • L’ICIS fournit des renseignements supplémentaires sur l’acquisition d’une licence de fournisseur non commercial à tout organisme qui souhaite en devenir un.

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Questions d’ordre clinique

Prendre connaissance du rôle de chacun dans le choix d’un fournisseur

Prendre connaissance du rôle de chacun dans le choix d’un fournisseur kathschach

L’ICIS, interRAI, votre fournisseur de logiciels et votre organisme ont tous un rôle à jouer et des responsabilités dans la mise en Å“uvre du système. 

interRAI 

Élaborer le système d’évaluation interRAI et en détenir les droits de propriété intellectuelle

Fournir une licence aux utilisateurs, c’est-à-dire

  • les fournisseurs commerciaux de logiciels
  • les utilisateurs non commerciaux qui veulent adopter les outils interRAI
     

ICIS

Tenir à jour les normes et spécifications canadiennes et les distribuer aux personnes autorisées :

  • fournisseurs commerciaux
  • organismes
     

Fournisseur

Obtenir une licence auprès de l’ICIS et d’interRAI

Fournir le logiciel autorisé et un soutien technique à votre organisme
 

Votre organisme

Définir les exigences relatives aux processus opérationnels et organisationnels :

  • collecte de données
  • »å鳦±ô²¹°ù²¹³Ù¾±´Ç²Ô
  • soumission à l’ICIS

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Questions d’ordre clinique

Système d’évaluation interRAI : trouver un fournisseur de logiciels autorisé

Système d’évaluation interRAI : trouver un fournisseur de logiciels autorisé kathschach

Bon nombre de nos produits et services sont étroitement liés à nos banques de données. 

Pour protéger les banques de données et l’intégrité des produits de l’ICIS, nous avons élaboré un processus d’autorisation des fournisseurs. Ce processus permet aux fournisseurs de recevoir les produits de l’ICIS dont ils ont besoin pour développer des logiciels et fournir un soutien technique. Ils peuvent ainsi répondre aux exigences de soumission électronique de nos banques de données.

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L’ICIS n’impose aucuns frais de logiciel aux organismes. Les frais liés aux logiciels et aux contrats de licence sont propres à chaque fournisseur. Communiquez avec les fournisseurs concernés pour en savoir plus sur leurs tarifs.

Les frais imposés par le fournisseur peuvent également varier en fonction du nombre de licences demandées.

Vendor testing requirements

Avant le début de chaque exercice financier, l’ICIS fournit ses exigences de soumission de données aux fournisseurs de logiciels, qui doivent alors apporter les modifications nécessaires à leurs produits.

Les fournisseurs sont tenus de tester leurs logiciels une fois par année. Le processus de mise à l’essai leur permet de valider leurs systèmes avant de mettre à jour leurs applications.

Les fournisseurs doivent réussir la mise à l’essai avant que leurs clients ne commencent à soumettre des données à l’ICIS pour un nouvel exercice financier.

Accédez à une liste des fournisseurs de logiciels commerciaux qui ont réussi le processus d’essai de l’ICIS et qui prennent en charge le Système d’information intégré interRAI (SIIR)

La page Fournisseurs de logiciels d’information sur la santé du site Web de l’ICIS fournit de plus amples renseignements sur les exigences et processus connexes.
 

Relations avec les fournisseurs de logiciels commerciaux

Il convient d’établir une relation de collaboration avec votre fournisseur ou développeur de logiciel. Clarifiez également vos exigences à l’égard de la solution logicielle et incluez-les dans le contrat avec le fournisseur ou le développeur de logiciels.

Par exemple, 

  • avoir signé une entente avec interRAI afin de pouvoir utiliser les instruments d’évaluation interRAI 
  • avoir signé une Entente sur les spécifications et les normes d’information sur la santé avec l’ICIS et avoir accès aux spécifications du SIIR 
  • concevoir une solution qui satisfait aux spécifications du SIIR 
  • réussir les tests de conformité relatifs au SIIR avant que ses clients ne puissent amorcer la soumission de données à l’ICIS 
     

Pour nous joindre

Pour en savoir plus sur les soumissions d’essai par les fournisseurs, demandez le document sur le processus de mise à l’essai des fournisseurs en écrivant à

aide@icis.ca

Système d’évaluation interRAI : évaluer les capacités en matière de technologies de l’information

Système d’évaluation interRAI : évaluer les capacités en matière de technologies de l’information kathschach

Au moment de choisir un fournisseur de logiciels pour la mise en œuvre du système d’évaluation interRAI, vous devrez entre autres tenir compte de votre infrastructure technologique et des capacités de votre service de technologies de l’information (TI).

Les questions suivantes vous aideront à évaluer les capacités de votre organisme en matière de TI.

  • Votre service de TI dispose-t-il d’un personnel suffisamment qualifié ainsi que des outils, processus et compétences de gestion nécessaires pour effectuer toutes les tâches? 
  • Votre organisme a-t-il déjà mené à bien un projet d’envergure et de portée comparables? 
  • Quels sont les coûts de démarrage? N’oubliez pas d’inclure les mises à niveau potentielles du matériel et des logiciels, le personnel supplémentaire et les achats d’immobilisations, comme
    • ±ô’éq³Ü¾±±è±ð³¾±ð²Ô³Ù
    • les systèmes
    • le logiciel de soumission
  • Est-ce que d’autres projets de TI (p. ex. mise en Å“uvre d’un système de dossiers de santé électroniques [DSE], mises à niveau du matériel) sont susceptibles de freiner le projet?
  • Des ressources additionnelles (p. ex. employés) seront-elles nécessaires pour la collecte et la soumission de données?
    • Prenez note que les besoins en ressources varient selon la portée et le volume de données soumises.
  • Quels sont les coûts opérationnels courants?

Avant d’arrêter son choix, il importe d’examiner la capacité du fournisseur de logiciels à intégrer efficacement le Système d’évaluation interRAI à un système de DSE.

Une bonne compréhension des exigences d’intégration facilitera la prise de décisions sur les plans clinique, organisationnel et systémique. 

 

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Questions d’ordre clinique

Points à considérer concernant la solution logicielle

Points à considérer concernant la solution logicielle kathschach

Il est important de comprendre le plan de projet du fournisseur de logiciels choisi, notamment son échéancier pour les tests de conformité relatifs au Système d’information intégré interRAI (SIIR) qui lui permettront de devenir un fournisseur autorisé de l’ICIS, et d’en tenir compte dans votre plan de projet global. 

Veillez à ce que les exigences et les besoins de votre autorité compétente en matière de solution logicielle soient clairement consignés et intégrés au contrat pour éviter les coûts supplémentaires et les retards.

Développer/réduire tout Développer/réduire tout

Assurez-vous que le fournisseur utilise la version canadienne de la norme interRAI et déterminez la façon dont les mises à jour des spécifications seront intégrées à sa solution logicielle (en ce qui a trait à la fréquence et au calendrier de mise en Å“uvre des changements et s’il s’agit de coûts additionnels ou non selon le contrat). 

Définissez les rapports que vous devrez produire pour répondre aux besoins de l’organisme. Assurez-vous que le fournisseur peut gérer le processus de »å鳦±ô²¹°ù²¹³Ù¾±´Ç²Ô et d’extraction des données en conformité avec les spécifications de soumission de l’ICIS.

Il est possible d’accéder à un sous-ensemble de données par l’intermédiaire de la fonction de recherche du SIIR. Pour répondre à ses besoins opérationnels, l’autorité compétente devrait envisager d’élaborer des rapports sur la qualité des données qui utilisent cette fonction de recherche, notamment :

  • Un rapport qui indique la nature et la fréquence des règles de validation déclenchées. Utilisez cette information pour améliorer ou modifier les activités de formation en matière de codification à l’intention des évaluateurs.
  • Un rapport qui indique quelles données d’évaluation n’ont pas encore été soumises au SIIR. L’autorité compétente peut ainsi repérer les données d’évaluation qui n’ont pas été soumises et essayer de comprendre pourquoi (p. ex. les données sont incomplètes ou l’erreur relevée lors de la soumission initiale n’a pas encore été corrigée).
  • Un rapport qui signale les enregistrements longitudinaux manquants (c.-à-d. lorsqu’il n’y a aucun renseignement d’évaluation ou de sortie associé à la personne au cours d’une période déterminée).
     

Pensez dès maintenant à toute donnée supplémentaire (c.-à-d. allant au-delà du cadre d’évaluation interRAI) que vous pourriez vouloir recueillir, car il pourrait y avoir des coûts supplémentaires si vous ne les incluez pas dans le contrat. 

Fonctionnalités additionnelles : points à prendre en considération 

  • Possibilité d’extraire des métadonnées sur les évaluations soumises à partir du SIIR et possibilité de supprimer les données soumises en utilisant les identificateurs de ressources émis par l’ICIS. Ces fonctionnalités s’avèrent particulièrement utiles pour faire concorder les soumissions et procéder à des migrations de systèmes.
  • Capacités de validation et de production de rapports à l’échelle locale.

     

Il est recommandé de demander à ce que le fournisseur choisi intègre des règles de validation locales qui permettront de vérifier les données avant de les soumettre au SIIR. Ces règles de validation locales peuvent prendre la forme de vérifications avec rejet ou de messages d’avertissement qui empêchent la soumission de données incomplètes ou inexactes au SIIR. 

La solution logicielle du fournisseur devrait également comprendre un mode de collecte et de validation de données hors ligne au cas où la connexion serait instable ou qu’il n’y aurait pas moyen d’accéder à Internet. 

Assurez-vous que la solution logicielle du fournisseur est dotée de règles de validation locales qui permettent à l’évaluateur de corriger les erreurs en temps réel au lieu de les corriger après reconnexion. 

Assurez-vous que les applications (p. ex. les guides d’analyse par domaine d’intervention, les échelles de résultats, les indicateurs de qualité et les algorithmes d’affectation des ressources, de dépistage et d’évaluation des risques) sont incluses dans la solution du fournisseur. 

Discutez de la possibilité d’extraire des métadonnées sur les évaluations soumises à partir du SIIR et de la possibilité de supprimer les données soumises en utilisant les identificateurs de ressources émis par l’ICIS. Ces fonctionnalités s’avèrent particulièrement utiles pour faire concorder les soumissions et procéder à des migrations de systèmes. 

Remarque : Les points ci-dessus devraient également être pris en considération si vous choisissez d’élaborer votre solution non commerciale de collecte et de soumission de données plutôt que de faire appel à un fournisseur de logiciel commercial. Si vous envisagez cette option, communiquez avec nous pour discuter de la meilleure approche à adopter.

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Questions d’ordre clinique

Système d’évaluation interRAI : préparer une demande de propositions à l’intention des fournisseurs de logiciels

Système d’évaluation interRAI : préparer une demande de propositions à l’intention des fournisseurs de logiciels kathschach

En préparant votre demande de propositions (DP), consultez la section Points à considérer concernant la solution logicielle afin de vous assurer que le fournisseur choisi pourra répondre à tous vos besoins.

Vous pourriez également vouloir vous assurer que les fournisseurs

  • acceptent de négocier les frais de licence, de maintenance et de mise à jour du logiciel
  • offrent une formation sur l’utilisation du logiciel ainsi que des services de soutien continus
  • effectuent des vérifications de la qualité des données (cliniques et autres)
  • gèrent le processus de »å鳦±ô²¹°ù²¹³Ù¾±´Ç²Ô et d’extraction des données en conformité avec les spécifications de soumission de l’ICIS
  • peuvent lier votre système d’information (p. ex. inscription) à d’autres systèmes de collecte de données
  • sont en mesure d’intégrer et de simplifier la documentation clinique et les exigences organisationnelles
  • établissent un calendrier d’installation et de mise à l’essai du logiciel

Autres points à considérer

  • Conservation de vos propres données
  • Par exemple, si vous changez de fournisseur de logiciels, vous devez être en mesure de conserver vos données antérieures. Les systèmes d’information interRAI à l’ICIS sont des bases de données longitudinales. Vous devez donc conserver les identificateurs uniques des résidents et des enregistrements existants pour ne pas nuire à la soumission de données à l’ICIS.
  • Exigences d’autres systèmes, ce qui comprend les besoins et les processus opérationnels propres à votre organisme

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Questions d’ordre clinique

Système d’évaluation interRAI : préparer un contrat avec le fournisseur de logiciels

Système d’évaluation interRAI : préparer un contrat avec le fournisseur de logiciels kathschach

Une fois que vous avez choisi un fournisseur, passez en revue la section Points à considérer concernant la solution logicielle, de même que les questions ci-dessous. Elles vous aideront dans le processus de négociation. 

Vous vous assurerez ainsi que la solution logicielle répondra aux besoins de votre organisme en matière de collecte, de »å鳦±ô²¹°ù²¹³Ù¾±´Ç²Ô et de soumission de données à l’ICIS.

Reportez-vous aux questions suivantes lors de l’élaboration du contrat.

  • Quels éléments détermineront le prix du logiciel?
  • Quels types de services (sur place et virtuels) sont inclus avec l’achat du logiciel?
  • Quel est votre échéancier pour créer le logiciel et mettre à l’essai sa capacité à répondre aux exigences?
  • Une formation continue est-elle offerte?Le fournisseur offre-t-il un soutien à la clientèle en temps réel?
     
  • Quelles normes le logiciel respecte-t-il?
  • À quelle fréquence des mises à jour sont-elles publiées? Les clients en sont-ils avisés?
  • Quel est le délai de traitement des problèmes techniques?
  • Le système peut-il être personnalisé? Satisfait-il à vos besoins opérationnels? Des frais supplémentaires sont-ils facturés pour sa maintenance?
  • Est-il possible d’ajouter au système des exigences de »å鳦±ô²¹°ù²¹³Ù¾±´Ç²Ô propres à l’autorité compétente ou à l’organisme?
  • Le logiciel est-il intégré ou autonome? Est-il accessible en ligne ou hors ligne? Peut-on y accéder à distance à partir d’appareils mobiles (p. ex. tablettes, ordinateurs portables, téléphones intelligents)?
  • La solution peut-elle être reliée à d’autres systèmes d’information de l’organisme?
  • Quelles sont les modalités du contrat concernant les aspects suivants : engagements, résiliation, rabais et frais cachés?

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Questions d’ordre clinique

Intégrer les données d’évaluation interRAI dans un dossier de santé électronique

Intégrer les données d’évaluation interRAI dans un dossier de santé électronique kathschach

Il est important de choisir un fournisseur de logiciels qui peut vous aider à intégrer vos données d’évaluations interRAI dans un dossier de santé électronique (DSE) avec efficacité et précision.

Les évaluations interRAI permettent de saisir des données normalisées dans divers milieux de santé et de services sociaux. Elles utilisent le même langage et se rapportent aux mêmes concepts cliniques. 

Cette uniformité de l’information recueillie favorise la continuité des soins au sein d’un système de santé intégré. La qualité des soins offerts au Canada dépend essentiellement de la capacité des cliniciens autorisés à interagir, ainsi qu’à échanger et à utiliser des renseignements sur la santé d’un système de santé à l’autre, à l’endroit et au moment où ils en ont besoin.

Le DSE est un élément clé de ce système intégré. Il améliore l’accès des Canadiens aux services de santé, rehausse la qualité et la sûreté des soins, et accroît l’efficacité des systèmes de santé.

Une bonne compréhension de la façon d’intégrer l’information des évaluations interRAI dans un DSE éclairera la prise de décisions à l’échelle clinique, organisationnelle et des systèmes de santé.

Intégrer les données d’évaluation interRAI dans un dossier de santé électronique

Quelle est la différence entre un dossier de santé électronique (DSE) et un dossier médical électronique (DME)?

  • Un DSE est un dossier longitudinal dans lequel sont recueillis des renseignements électroniques sur la santé d’une personne ou d’une population. Il peut servir de source d’information pour le DME.
  • Un DME est un dossier de santé partiel sur le patient, propre au dispensateur ou à l’organisme. Il peut servir de source d’information pour le DSE.

Avant d’intégrer les données de vos évaluations interRAI dans un DSE, posez-vous ces 6 questions :

  1. Comment les données et l’information d’évaluation chemineront-elles d’un système à l’autre (DME, DSE, etc.)?
  2. Quelle norme de partage des données utiliserez-vous pour transférer les données d’un système à l’autre? En voici des exemples :
    • Norme
    • Norme
  3. Où les données et l’information d’évaluation seront-elles entreposées (p. ex. un dépôt central de données comme le en Ontario)?
  4. Quels éléments du DSE pouvez-vous utiliser dans votre province ou territoire?
    • Registre des clients : caractéristiques démographiques des clients
    • Registre des dispensateurs : caractéristiques démographiques des dispensateurs
    • Registre des consentements : information sur le consentement
    • Système d’information sur les médicaments (SIM) : antécédents pharmaceutiques
    • Panorama/surveillance de la santé publique : antécédents de vaccination
    • Système d’information de laboratoire provincial ou territorial : résultats d’analyses de laboratoire
    • Dossier de santé partagé : observations et problèmes de santé (p. ex. allergies, diagnostics, comportements sociaux, antécédents sociaux, traitements, interventions)
  5. Quelles données démographiques sur les clients provenant d’un DSE peuvent être utilisées pour remplir automatiquement une évaluation interRAI (p. ex. information provenant du registre des clients)?
  6. Quelles données des évaluations interRAI peuvent être utilisées pour remplir des éléments du DSE (p. ex. échelles de résultats comme l’échelle de douleur, l’échelle de mesure de la dépression)?
     

Organisation du travail et processus opérationnels

Ces outils peuvent appuyer le déroulement de vos activités et éclairer l’élaboration des processus opérationnels.

Solution d’identification unique

L’utilisation d’outils et de plateformes de gestion de l’identité simplifie l’accès aux renseignements sur le client et élimine la nécessité de créer des justificatifs d’identité distincts pour chaque système. 

Grâce au processus d’identification unique, l’utilisateur peut accéder à diverses applications au cours d’une même session, sans avoir besoin de se reconnecter.

Politiques de sécurité et de respect de la vie privée

La prestation de services de santé interdisciplinaires nécessite l’adoption de politiques de sécurité et de respect de la vie privée parfois complexes, peu importe le domaine de santé, le milieu ou l’établissement de soins. Des politiques clairement définies doivent être en place pour les éléments suivants :

  • responsabilité à l’égard des renseignements personnels sur la santé
  • établissement des objectifs de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels sur la santé
    consentement
  • exactitude des renseignements personnels sur la santé
  • mesures de protection des renseignements personnels sur la santé
  • accès individuel aux renseignements personnels sur la santé

Pour en savoir plus, consultez le document d’Inforoute Santé du Canada .

 

Exigences cliniques et spécifications

Des outils en ligne, comme d’Inforoute Santé du Canada, peuvent vous aider à élaborer vos exigences cliniques et spécifications.

Normes en matière de classifications et de terminologies

Les normes en matière de classifications et de terminologies permettent de recueillir, de récupérer, d’agréger, d’analyser et d’échanger des données dans les divers milieux de soins de santé de façon cohérente, sécuritaire et fiable.

  • La sont des exemples de normes de classification.
  • La SNOMED CT () est un exemple de terminologie. 
  • Vous pouvez accéder aux terminologies utilisées au Canada à partir du site Web d’

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Questions d’ordre clinique

Conditions d’utilisation: www.cihi.ca/fr/a-propos-de-licis/conditions-dutilisation

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