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• L’ICIS aide les provinces et territoires qui mettent en Å“uvre les instruments à comprendre les exigences organisationnelles de collecte et de soumission des données.
• L’ICIS offre des cours de formation sur la soumission des données d’évaluation interRAI.
• L’ICIS peut vous aider à .
• Les experts de l’ICIS fournissent un soutien continu aux organismes pour la soumission de données, ainsi qu’un dépannage au besoin. 

La soumission des données au Système d’information intégré interRAI (SIIR) se fait en temps quasi réel. Les évaluateurs reçoivent des messages d’erreur et d’autres messages contextuels à mesure qu’ils entrent les données d’évaluation. Ils n’ont plus à attendre le rapport produit à la fin du trimestre. Pour assurer la saisie de données de grande qualité, une formation sur les méthodes normalisées de prise en charge de ces messages devrait être offerte aux membres du personnel.

Aux fins de la production des rapports et d’assurance de la qualité des données, les épisodes de services doivent être clos dans le SIIR quand la personne obtient son congé.

Cette pratique permet de clore l’épisode de services en fonction de la date de sortie réelle, d’obtenir des renseignements sur la situation de résidence ou d’hébergement après la sortie et de connaître le nombre exact de personnes ayant obtenu leur congé, ce qui peut alimenter d’autres rapports comme ceux visant à analyser la durée des séjours, le volume de clients et le roulement. 

Définissez le processus selon lequel la date limite sera fixée pour la prochaine évaluation de la personne à l’aide de l’une ou l’autre des méthodes suivantes :

• Maintenir le cycle d’évaluation actuel en effectuant la première évaluation aux fins du SIIR à la date prévue de la prochaine évaluation
• Instaurer un tout nouveau cycle pour le SIIR

Remarque : Maintenir le cycle d’évaluation actuel vous permettra d’échelonner les évaluations sur toute l’année. Si vous définissez une date de référence unique pour toutes les premières évaluations lors de la mise en Å“uvre de la collecte de données, toutes vos évaluations subséquentes devront être réalisées en même temps, ce qui aura des répercussions sur la charge de travail. 
 

Il vous est possible d’accéder à un sous-ensemble de données par l’intermédiaire de la fonction de recherche du SIIR et de la solution logicielle de votre fournisseur pour évaluer la qualité de vos données.

L’ICIS vous recommande de travailler de concert avec votre fournisseur de logiciel à la définition de vos exigences en matière de production de rapports et à la création de rapports sur la qualité des données qui répondent à vos besoins opérationnels. L’ICIS ne fournira pas de rapports de soumission ni d’autre rapport semblable (c.-à-d. de soumission, de vérification et de vérification de la qualité des données) pour le SIIR. 

Établissez et validez le cheminement des données et les processus opérationnels rapidement afin de faciliter la compréhension du processus global et de réduire les malentendus (à cet égard, il peut s’avérer utile d’utiliser des représentations visuelles). 

Définissez l’état actuel et l’état idéal futur :

• Déterminez les dates de mise en Å“uvre (adoption des instruments, début de la collecte de données à l’aide des nouveaux instruments interRAI et début de la soumission de données au SIIR). 
• Établissez des comparaisons et cernez les domaines de changement (processus cliniques, techniques et opérationnels). 
• Déterminez les éléments qui sont exclus de la portée (p. ex. les établissements privés) et l’incidence de ces exclusions sur la mise en Å“uvre. 
• Déterminez s’il y aura mise en Å“uvre graduelle (p. ex. une région à la fois) et si une telle approche aura des répercussions sur la production de rapports. (L’ICIS ne recommande pas la mise en Å“uvre graduelle à l’échelle des établissements en raison de l’incidence potentielle sur la qualité des données.)

Au Canada, les modèles de cheminement des données diffèrent d’une autorité compétente et d’une région sanitaire à l’autre.

Les données d’évaluation interRAI sont soumises au SIIR en temps quasi réel, ce qui permet de produire des rapports plus actuels sur des plateformes sécurisées. En autorisant les organismes à soumettre directement leurs données au SIIR, les autorités compétentes et les organismes peuvent bénéficier de contrôles de la qualité des données en temps quasi réel. 

Les données sont acheminées en temps quasi réel

Numéro de l’établissement/Code d’organisme (A6) et Identificateur de l’installation (A6b)

Afin de se préparer à soumettre des données, chaque organisme a besoin d’un identificateur. Dans les évaluations, celui-ci correspond à l’élément A6; dans le Système d’information intégré interRAI (SIIR), c’est l’élément iA6a. 

Les identificateurs d’établissement ou d’organisme sont des codes alphanumériques (composés de 1 à 36 caractères) qui identifient de façon unique l’établissement ou l’organisme associé à un patient, à un épisode de services ou à une évaluation en particulier. 

Pour la soumission des données sur les services à domicile, l’ICIS collaborera avec les autorités compétentes afin d’attribuer des identificateurs d’organisme pour A6 et A6b (p. ex. région, organisme, installations de prestation de services). Le recours à l’élément A6b, qui est utile pour produire des rapports sur les services à domicile à l’échelle des installations, est facultatif.

En soins de longue durée, l’élément A6 indique le numéro de l’établissement, qui est souvent le même que dans le Système d’information sur les soins de longue durée (SISLD), le cas échéant. Les établissements de soins de longue durée ne peuvent pas utiliser l’élément A6b.

Habituellement, le ministère ou l’autorité sanitaire génère les identificateurs uniques d’organisme, mais l’ICIS peut aussi en créer, au besoin.

Si vous êtes membre du personnel d’un établissement de soins de longue durée et que vous avez des questions sur votre numéro d’établissement (A6), veuillez communiquer avec la personne-ressource au sein de votre ministère ou de votre autorité sanitaire.
 

Les systèmes utilisés pour soumettre des données au Système d’information intégré interRAI (SIIR) doivent être inscrits. Cette inscription doit être effectuée avant de commencer à soumettre des données. 

Désignez une personne au sein de votre organisme qui sera responsable d’inscrire le système. Vous pouvez également demander à votre fournisseur de logiciels de s’en occuper. Pour certains établissements, il peut être plus facile de confier la tâche au fournisseur de logiciels.

Peu importe qui inscrit le système, cette personne devra présenter une demande d’accès pour les organismes qu’elle inclura dans son inscription.

Demande d’accès >

Les données changent souvent de main, depuis leur collecte, jusqu’à leur diffusion et leur utilisation. Promouvoir une culture de la qualité tout au long de la chaîne d’approvisionnement en données permet de détecter les problèmes tôt dans le processus et d’éviter les corrections dispendieuses. 

La collecte de renseignements exacts dans les formulaires d’évaluation permet de gagner en efficacité et de mieux éclairer les décisions, ce qui accroît la qualité des soins.

La qualité des données contribue à

• appuyer la gestion des soins de santé
• éclairer l’élaboration des politiques publiques
• sensibiliser le public aux facteurs qui influent sur la santé

Découvrez le rôle de la qualité des données dans l’amélioration des soins de santé : Les données de l’ICIS aident à lutter contre la dépression
 

Les contrôles de la qualité des données permettent de

• surveiller et démontrer la conformité des activités, y compris la rapidité des soumissions
• faire le suivi des activités de soumission (nombre d’enregistrements soumis acceptés, rejetés ou supprimés dans le Système d’information intégré interRAI [SIIR])
• mesurer et surveiller les résultats des initiatives visant la qualité des données

Les activités liées à la qualité des données devraient être surveillées régulièrement. Les procédures relatives à la qualité des données devraient également être examinées périodiquement et mises à jour au besoin.

Les organismes sont invités à utiliser les rapports sur la qualité des données à des fins d’amélioration continue. Ces rapports peuvent être intégrés à la solution du fournisseur de logiciels, tel qu’il est indiqué à la page Web Points à considérer concernant la solution logicielle. 

Les rapports sur la qualité des données suppléent les avis d’erreur en temps quasi réel du SIIR en cernant les erreurs courantes et en signalant les enregistrements longitudinaux manquants, lorsqu’il n’y a aucun renseignement d’évaluation ou de sortie associé à une personne au cours d’une période déterminée.