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L’ICIS a modernisé la collecte de données en élaborant le système d’information intégré interRAI (SIIR). Celui-ci permet de recueillir des données exhaustives et normalisées sur les fonctions physiques et cognitives d’une personne, sa qualité de vie et les services qu’elle reçoit, en plus de données sur la gestion clinique pour appuyer la prise de décisions au niveau du point de prestation des services, de l’organisme et du système. Le SIIR valide les données en temps réel, ce qui en améliore la qualité et l’actualité à tous les niveaux. 

Les organismes de santé utilisent les instruments d’évaluation interRAI pour évaluer les personnes au point de service. Ces instruments permettent ensuite de produire des rapports électroniques en temps réel qui signalent les risques et orientent la planification des soins.

Pour en savoir plus, consultez notre page Web Comprendre les évaluations SLD interRAI, SD interRAI et EA interRAI. 

Vous aimeriez un tour d’horizon rapide?

Visionnez la vidéo de l’ICIS Utilisation du système d’évaluation interRAI, qui décrit brièvement l’apport du système interRAI à la qualité des soins dans tout le continuum.

L’ICIS est depuis longtemps partenaire d’interRAI, un réseau international de recherche soucieux d’élaborer des normes cliniques dans divers milieux de la santé et des services sociaux.

La trousse d’outils de l’ICIS réunit des ressources pratiques que les organismes de santé peuvent utiliser pour mettre en Å“uvre le système d’évaluation interRAI. 

Elle ne se veut pas normative, mais offre plutôt des suggestions pratiques aux organismes. Ces suggestions ne garantissent en aucun cas la réussite de la mise en œuvre.

interRAI détient les droits d’auteur de tous les instruments d’évaluation interRAI. Vous pouvez acheter les manuels interRAI suivants à partir du catalogue en ligne d’interRAI.

Les instruments interRAI sont rédigés dans un langage commun et contiennent les mêmes éléments d’évaluation de base. Ils permettent donc d’échanger de l’information sur la santé d’un secteur, d’un organisme et d’une région à l’autre de façon uniforme et fiable.

Les nouveaux instruments d’évaluation interRAI

• sont plus pertinents sur le plan clinique et plus faciles à utiliser
• améliorent la normalisation en évaluant l’état et les besoins de la personne à l’aide de critères normalisés et d’un langage commun
• génèrent des applications cliniques qui facilitent la planification des soins et l’affectation des ressources
• améliorent la qualité des soins dans l’ensemble des systèmes de santé
• fournissent des données probantes ayant un lien étroit avec les principales questions auxquelles sont confrontés les décideurs
• permettent de comparer les données d’évaluation d’une province, d’un territoire et d’une population à l’autre 
   

EA interRAI est un instrument de dépistage qui permet d’éclairer les demandes de services à domicile et d’orientation. Vous pouvez

L’instrument EA interRAI est une version actualisée du Système d’information sur les services à domicile — évaluation à l’accueil (SISD-EA). Veuillez consulter l’aide-mémoire Évaluation à l’accueil (EA) interRAI : les particularités (PDF) de l’ICIS pour connaître les différences cliniques avec le SISD-EA. 

SD interRAI est un instrument normalisé complet servant à évaluer les besoins, les forces ainsi que les préférences des personnes ayant besoin de services à domicile. Vous pouvez

La nouvelle évaluation SD interRAI remplace l’instrument d’évaluation des résidents — services à domicile (RAI-HC). Veuillez consulter l’aide-mémoire Services à domicile (SD) interRAI : les particularités (PDF) de l’ICIS pour connaître les différences cliniques avec le RAI-HC. 

SLD interRAI est un instrument normalisé complet servant à évaluer les besoins, les forces ainsi que les préférences des personnes vivant dans un établissement de soins de longue durée. Vous pouvez . 

L’instrument d’évaluation SLD interRAI est une version actualisée de l’instrument d’évaluation des résidents — fichier minimal 2.0. (RAI-MDS 2.0). Veuillez consulter l’aide-mémoire Soins de longue durée en établissement (SLD) interRAI : les particularités (PDF) de l’ICIS pour connaître les différences cliniques avec le RAI-MDS 2.0. 
 

Les différents types d’évaluation et la façon dont ils sont combinés rendent compte des épisodes de services à l’établissement ou à l’installation, au fil des admissions et des sorties de la personne. Voici les types d’évaluation compris dans le système d’information intégré interRAI (SIIR) :

• Première évaluation : évaluation qui doit être réalisée au moment de l’arrivée ou de l’admission 
• Évaluation de routine : évaluation de suivi planifiée qui est réalisée de façon périodique 
• Évaluation de retour : évaluation complète après une absence planifiée ou de courte durée qui peut être réalisée au moment du retour ou de la prochaine évaluation prévue
• Réévaluation suivant un changement d’état important : évaluation réalisée lorsqu’un changement important dans l’état de santé de la personne requiert un examen ou une analyse interdisciplinaire du plan de soins
• Évaluation pour congé : évaluation complète réalisée au moment du congé. Ce type d’évaluation n’est pas toujours requis : un suivi pour congé seulement suffit dans la plupart des autorités compétentes. La soumission d’une évaluation pour congé met fin à l’épisode de services de la personne
• Suivi pour congé seulement : renseignements administratifs de base recueillis au moment du congé. Ce type d’évaluation peut être soumis au SIIR si la personne décède avant que la première évaluation (admission) ne soit réalisée. La soumission d’un suivi pour congé seulement met fin à l’épisode de services de la personne 
• Autre : toute évaluation réalisée pour d’autres motifs, par exemple à des fins d’assurance de la qualité ou de recherche clinique. Ce type d’évaluation n’est pas soumis au SIIR

• En ce qui concerne l’instrument SD interRAI, la première évaluation (code 1 à l’élément A8/iA8 — Raison de l’évaluation) est effectuée au moment de l’admission dans le système des services à domicile. L’évaluation doit être réalisée dans les 7 jours suivant la détermination de l’admissibilité de la personne aux services à domicile de longue durée (clients des groupes Soins de soutien de longue durée et Soins d’entretien).
• En ce qui concerne l’instrument d’évaluation SLD interRAI, la première évaluation (code 1 à l’élément A8/iA8 — Raison de l’évaluation) est habituellement requise dans un délai de 4 jours après l’arrivée de la personne. L’autorité compétente peut toutefois fixer son propre délai dans la mesure où il ne va pas au-delà de 7 jours après l’arrivée. 
  • Remarque : Ce délai diffère de celui associé à l’évaluation à l’admission de l’instrument d’évaluation des résidents — fichier minimal 2.0 (RAI-MDS 2.0), qui est de 14 jours après l’arrivée.
• Il n’est pas nécessaire de soumettre une évaluation ou un suivi de sortie pour les résidents ou clients figurant dans le Système d’information sur les soins de longue durée (SISLD) ou le Système d’information sur les services à domicile (SISD) en vue de leur transition vers les instruments SLD interRAI ou SD interRAI dans le SIIR. 

Aux fins de la production de rapports et de la qualité des données, l’épisode de services doit être clos dans le système d’information intégré interRAI (SIIR) lorsque la personne obtient son congé d’un établissement de soins de longue durée ou d’un programme de services à domicile en soumettant l’une ou l’autre des évaluations suivantes : 

• Évaluation pour congé (code 5 à l’élément A8/iA8 — Raison de l’évaluation), à savoir une évaluation complète effectuée pour une sortie prévue 
• Suivi pour congé seulement (code 6 à l’élément A8/iA8 — Raison de l’évaluation), à savoir la saisie de renseignements administratifs de base au moment de la sortie

Remarque : Lors du passage à la nouvelle série d’instruments d’évaluation, l’établissement ou l’autorité compétente n’a pas à clore l’épisode de services de la personne dans l’ancien système (Système d’information sur les soins de longue durée [SISLD] ou Système d’information sur les services à domicile [SISD]) pour ouvrir un nouvel épisode de services dans le SIIR.

La réalisation d’une évaluation interRAI génère des applications qui peuvent être utilisées à l’échelle de la personne ou de l’organisme, notamment les

• guides d’analyse par domaine d’intervention (GAD)
• échelles de résultats et algorithmes
• indicateurs de la qualité
• méthodologies d’affectation des ressources (groupes clients et groupes d’utilisation des ressources)

Les fournisseurs de logiciels ont accès aux spécifications qui permettent d’intégrer ces applications aux logiciels.

Les applications cliniques (GAD et échelles de résultats) orientent la planification de soins personnalisés et servent de pierre d’assise pour la création et le maintien des objectifs en matière de soins en facilitant

• l’orientation vers d’autres services
• la mise en place de programmes et de services
• la planification des sorties

Lorsqu’elles sont utilisées périodiquement (au moment opportun), ces applications offrent une base d’évaluation fondée sur la réponse de la personne aux soins et aux services reçus. 
 

L’élément de données Autres diagnostics médicaux fait appel à des codes de la Classification statistique internationale des maladies et des problèmes de santé connexes, dixième version, Canada (CIM-10-CA) auxquels il pourrait falloir accorder une attention particulière durant la mise en Å“uvre. 

Toute affection ou infection non indiquée à l’élément I1 (Maladies diagnostiquées) des instruments Services à domicile (SD) interRAI et Soins de longue durée en établissement (SLD) interRAI susceptible d’influer sur le niveau de performance dans les activités de la vie quotidienne (AVQ), l’état cognitif, l’humeur, le comportement, les traitements médicaux, les soins infirmiers ou le risque de décès actuels de la personne devrait être consignée à l’élément I2 (Autres diagnostics médicaux). Ne tenez pas compte des problèmes de santé qui ont été résolus ou qui n’ont plus d’influence sur le fonctionnement ou les besoins de la personne en matière de soins. Les éléments I1 et I2 peuvent avoir des répercussions sur certaines applications.

La CIM-10-CA pour le Système d’information intégré interRAI (SIIR) permet aux clients et aux fournisseurs de logiciels commerciaux autorisés d’intégrer des tableaux de recherche et de validation à leur logiciel afin de réduire le nombre de rejets et d’améliorer l’expérience utilisateur. 

Il est facultatif de remplir les éléments d’évaluation de la Liste de tous les médicaments (N1 pour SLD interRAI et M1 pour SD interRAI). Consultez votre autorité compétente pour déterminer si ces éléments doivent être codifiés ou non. 

Remarques : 

• Le champ de texte dans lequel est saisi le nom du médicament n’est pas soumis au SIIR. 
• Le code de médicament (c.-à-d. le numéro d’identification du médicament [DIN]) doit être fourni si l’un des sous-éléments suivants est saisi à l’égard d’un médicament : Dose, Unités, Voie d’administration, Fréquence ou PRN. 

Certaines autorités compétentes canadiennes utilisent l’instrument SD interRAI pour évaluer les personnes en milieu hospitalier dans le but d’éclairer la planification des congés, particulièrement dans le cas des placements dans un établissement de soins en hébergement. 
L’utilisation de SD interRAI en milieu hospitalier est assujettie à des normes de codification particulières. Ainsi, certains éléments d’évaluation prennent un caractère facultatif et n’ont pas à être codifiés si l’évaluation est réalisée dans un hôpital, un établissement de soins en hébergement ou un autre milieu comme un centre de soins palliatifs ou un établissement correctionnel. 

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L’ICIS a créé un aide-mémoire pour faciliter la codification dans cette situation : 

• Système d’information intégré interRAI — services à domicile (SIIR SD) : directives de codification pour réaliser l’évaluation à l’hôpital, dans un établissement de soins en hébergement ou dans un autre milieu de soins (PDF)

• L’ICIS peut vous aider à comprendre les différences entre les normes actuelles et les nouvelles normes interRAI.
• L’ICIS fournit et des spécifications pour les applications du système d’évaluation interRAI.
• L’ICIS peut également vous aider à élaborer un plan de projet pour la mise en Å“uvre du système d’évaluation interRAI.
• L’ICIS fournit de la et des aide-mémoires.
• L’ICIS peut vous aider à bâtir un réseau de soutien en vous mettant en contact avec d’autres organismes qui ont déjà mis en Å“uvre le système d’évaluation interRAI.
• L’ICIS peut aussi vous offrir son soutien constant et son expertise.

Évaluez votre niveau de préparation au moyen des questions suivantes :

• Où en est votre organisme quant à l’utilisation des évaluations interRAI? En déterminant le stade où se trouve votre organisme, vous pourrez définir le niveau de planification nécessaire.
  • Si vous utilisez actuellement les évaluations interRAI, mais que vous envisagez de passer à un système d’évaluation interRAI plus récent, les liens suivants pourraient vous aider. 
    • Évaluation à l’accueil (EA) interRAI : les particularités (PDF)
    • Services à domicile (SD) interRAI : les particularités (PDF)
    • Soins de longue durée en établissement (SLD) interRAI : les particularités (PDF)s
• Votre organisme exploite-t-il le plein potentiel des ?
  • Ces applications servent-elles à planifier les soins?
  • Sont-elles utilisées à des fins d’amélioration de la qualité?
• Le logiciel prend-il en charge les instruments interRAI?
• Si vous utilisez le logiciel d’un fournisseur commercial, celui-ci répond-il aux exigences relatives aux soumissions d’essai?
• D’autres priorités pourraient-elles retarder la mise en Å“uvre ou limiter les ressources disponibles?

Examinez tous les éléments à prendre en considération et évaluez la à accomplir les tâches et à atteindre les résultats désirés jusqu’à l’achèvement du projet.

Vous trouverez peut-être utile d’élaborer un schéma de votre processus pour dresser une liste des étapes du projet. 

Nous vous conseillons également de créer une charte de projet qui vous guidera pendant la période de transition.
 

À qui revient la responsabilité de mettre en œuvre le système — à l’heure actuelle et à l’avenir?

Pensez à mettre en place une structure ou un cadre de gouvernance et de responsabilisation.

Ce cadre devrait tenir compte de la configuration de votre organisme et définir clairement qui doit prendre les décisions liées aux ressources et au calendrier des évaluations.

À quelle fréquence et de quelle façon effectuerez-vous des évaluations? Quels éléments évaluerez-vous? Quelles mesures utiliserez-vous?

• Soins aux clients : Les échelles de résultats et les guides d’analyse par domaine d’intervention (GAD) d’interRAI permettent de signaler les problèmes cliniques et d’améliorer la planification et la prestation des soins, ainsi que la qualité de vie.
• Qualité : Les indicateurs de la qualité créés par interRAI fournissent des renseignements utiles pour la comparaison des groupes semblables et la réalisation d’analyses comparatives.
• État de préparation du personnel et communication : Le système d’évaluation interRAI permet aux membres du personnel d’exercer leurs fonctions au maximum de leurs compétences. Il contribue donc à l’amélioration du travail d’équipe, de la communication entre les membres et du moral du personnel.

De quoi aurez-vous besoin pour le soutien du nouveau système après sa mise en œuvre?

• Cours de formation continue
• Ressources (p. ex. humaines et budgétaires)
• Attentes et calendriers clairement définis
• Réseaux, groupes de collaboration et de travail, communautés de pratique
• Adoption du dossier de santé électronique

• L’ICIS peut vous aider à déterminer les changements potentiels à vos processus opérationnels.
• L’ICIS peut aussi vous soutenir dans l’évaluation de vos besoins en matière de formation et le choix du meilleur parcours d’apprentissage pour votre organisme.
• L’ICIS peut vous donner accès à des ressources utiles — aide-mémoires, manuels, trousses d’outils et bien plus encore.

La mise en œuvre initiale d’un système d’évaluation interRAI doit être planifiée avec précaution — et peut avoir des répercussions sur les processus opérationnels.

Pour vous guider dans cette période de transition, songez à mettre sur pied une stratégie de gestion des changements. Commencez à planifier tôt. Tout plan efficace et utile doit tenir compte des éléments suivants :

• Le changement de culture
  • Désignez des personnes clés capables d’agir comme agents de changements positifs et de faire valoir les avantages de la transition.
• Les changements dans les processus opérationnels 
• Les changements dans les activités quotidiennes
  • Évaluez les répercussions possibles sur les postes actuels et la façon dont ils pourraient évoluer après l’adoption du Système d’information intégré interRAI (SIIR).
• Les répercussions de la transition sur la documentation clinique
  • Instaurez un cadre de préparation rigoureux à l’intention du personnel, en lui fournissant notamment les documents pertinents et les mesures de soutien appropriées tout au long du processus. 
• Les améliorations aux évaluations et aux processus

Créez une équipe pour le projet de mise en œuvre et prévoyez suffisamment de temps pour qu’elle puisse accomplir ses tâches. Afin de respecter l’échéancier, évitez de définir d’autres priorités et prévoyez du temps pour les imprévus.

L’équipe de mise en œuvre devrait comprendre des représentants des secteurs opérationnels, cliniques, techniques et d’aide à la prise de décisions afin de rendre compte de points de vue variés et d’intégrer les connaissances acquises au fil du projet.

Avant de commencer à soumettre des données d’évaluation interRAI à l’ICIS, vous devriez élaborer un plan de projet qui décrit les activités, les échéances et les ressources.

Votre plan de projet devrait comprendre

• au besoin, un calendrier pour la transition des anciennes méthodes de collecte des données vers les évaluations Soins de longue durée en établissement (SLD) interRAI, Services à domicile (SD) interRAI et Évaluation à l’accueil (EA) interRAI; établissez les dates pour le début de la collecte au moyen des instruments interRAI et pour le début de la soumission des données au Système d’information intégré interRAI (SIIR)
• un aperçu des comptes rendus attendus et des personnes qui en sont responsables
• un plan de dotation qui laisse place au recrutement
• une liste de contrats à préparer et la date à laquelle ils doivent être prêts
• des séances de formation planifiées sur les instruments d’évaluation interRAI, sur le logiciel du fournisseur et sur tout changement apporté aux pratiques opérationnelles ou aux processus de travail
• une description du soutien administratif et logistique requis
• les dates limites de création et de soumission des rapports à la haute direction
• un plan de viabilité pour la gestion des changements et le roulement du personnel
• des occasions de mise en commun des ressources et de l’expertise à l’échelle de l’autorité compétente

Les organismes ou autorités compétentes qui soumettent des données aux anciens systèmes doivent envisager la fin de la formation sur ces systèmes et la fin de la collecte de données à l’aide de ceux-ci. 

Prenez en considération le temps nécessaire pour apporter les corrections aux évaluations déjà soumises, ce qui peut être fait après la date limite. Demandez à votre fournisseur si une limite a été établie pour la période de correction des erreurs.

L’ICIS recommande que les autorités compétentes ou organismes communiquent clairement 

• la date limite d’utilisation de l’ancienne version des évaluations et de soumission des données au Système d’information sur les services à domicile (SISD) et au Système d’information sur les soins de longue durée (SISLD) 
• la date où les évaluations SLD interRAI, SD interRAI et EA interRAI commenceront et où leurs données seront soumises au SIIR

Gardez à l’esprit les dates de mise hors service du SISD et du SISLD. Si les attentes sont claires, les membres du personnel pourront plus facilement se préparer et adopter les nouvelles pratiques opérationnelles. 

L’établissement d’une date limite empêchera la duplication des données soumises au SISD/SISLD et au SIIR.

Les établissements de soins de longue durée sont invités à vérifier auprès de leur autorité compétente l’existence d’autres directives concernant les dates de clôture.

L’évaluation initiale doit être réalisée même si la personne a déjà été évaluée au moyen de l’instrument d’évaluation des résidents — fichier minimal 2.0 (RAI-MDS 2.0) ou de l’instrument d’évaluation des résidents — services à domicile (RAI-HC). 

Cette première évaluation comprend la codification des éléments de la section B (Demande et antécédents). L’information saisie à la section B de l’instrument d’évaluation interRAI est utilisée à l’échelle du système de santé pour éclairer l’accès aux soins et la prestation des services de santé. Tout doit être mis en Å“uvre pour remplir cette section avec exactitude. 

Une fois l’évaluation initiale réalisée, il est recommandé d’effectuer une évaluation de routine (code 2 à l’élément A8/iA8 — Raison de l’évaluation) à intervalles réguliers, notamment dans les 6 mois qui suivent (pas plus de 12 mois) pour SD interRAI et tous les 3 mois pour SLD interRAI. 
 

• Renseignez-vous sur les différences entre les évaluations interRAI et leurs versions antérieures (le Système d’information sur les services à domicile — évaluation à l’accueil [SISD-EA], l’instrument d’évaluation des résidents — services à domicile [RAI-HC] et l’instrument d’évaluation des résidents — fichier minimal 2.0 [RAI-MDS 2.0]).
• Dites-vous que toute interaction avec la personne offre la possibilité d’effectuer une évaluation.
  • Intégrez les évaluations interRAI aux tournées et aux changements de quart de votre équipe.
• Assurez-vous que l’évaluateur connaît bien la personne ou sa famille.
• Déployez des stratégies de communication au sein de votre organisme.
  • Ajoutez les évaluations à des tableaux blancs ou à des organigrammes, en indiquant ce qui doit être rempli.
  • Lancez des discussions sur les évaluations pendant vos conférences sur les soins, vos réunions d’équipe et vos rencontres avec les familles.
  • Encouragez les équipes interdisciplinaires à utiliser le langage interRAI au quotidien.
• Utilisez les renseignements des évaluations interRAI pour structurer les admissions, les remarques sur les antécédents et la planification des sorties.
• Encouragez les cliniciens à utiliser les guides d’analyse par domaine d’intervention (GAD) pour planifier les soins et à utiliser les résultats obtenus pour évaluer les interventions, faire un suivi des traitements et se faire une idée générale de l’état clinique et fonctionnel.
• Incluez les évaluations interRAI dans votre processus d’orientation des nouveaux employés, dans les évaluations annuelles des compétences cliniques et dans les évaluations du rendement de vos employés.

Si votre organisme ou autorité compétente souhaite adopter et mettre en Å“uvre le système d’évaluation interRAI, l’ICIS peut vous donner accès à des ressources et à des programmes de formation adaptés à vos besoins. 

Nous offrons

• des conférences Web avec animateur et des cours d’autoapprentissage en ligne
• des ressources à l’intention des formateurs
• des services de collaboration et notre expertise pour la création d’un modèle de formation des formateurs adapté à votre organisme
• un soutien continu, ce qui comprend
  • des cours de formation complémentaires (p. ex. sur l’utilisation des données, la planification des soins et la soumission des données)
  • des réponses aux questions de codification clinique
  • des séances de soutien aux clients
  • l’accès à notre expertise

Remarque : L’ICIS n’offre pas de formation sur le logiciel de votre fournisseur. Si vous souhaitez une telle formation, assurez-vous de le mentionner quand vous discutez du contrat avec votre fournisseur. Un plan de formation à l’intention des nouveaux utilisateurs et un programme de mise à niveau annuelle devraient être envisagés pour la suite.

 

• L’ICIS transmet aux fournisseurs de logiciels autorisés une liste de ses exigences en matière de soumission de données ainsi que des documents sur les normes de données interRAI.
• L’ICIS offre son expertise pour la mise à l’essai des propositions et des soumissions que vous recevez des fournisseurs afin d’assurer le respect des spécifications.
• L’ICIS fournit des renseignements supplémentaires sur l’acquisition d’une licence de fournisseur non commercial à tout organisme qui souhaite en devenir un.

L’ICIS n’impose aucuns frais de logiciel aux organismes. Les frais liés aux logiciels et aux contrats de licence sont propres à chaque fournisseur. Communiquez avec les fournisseurs concernés pour en savoir plus sur leurs tarifs.

Les frais imposés par le fournisseur peuvent également varier en fonction du nombre de licences demandées.

Avant le début de chaque exercice financier, l’ICIS fournit ses exigences de soumission de données aux fournisseurs de logiciels, qui doivent alors apporter les modifications nécessaires à leurs produits.

Les fournisseurs sont tenus de tester leurs logiciels une fois par année. Le processus de mise à l’essai leur permet de valider leurs systèmes avant de mettre à jour leurs applications.

Les fournisseurs doivent réussir la mise à l’essai avant que leurs clients ne commencent à soumettre des données à l’ICIS pour un nouvel exercice financier.

Accédez à une liste des fournisseurs de logiciels commerciaux qui ont réussi le processus d’essai de l’ICIS et qui prennent en charge le Système d’information intégré interRAI (SIIR)

La page Fournisseurs de logiciels d’information sur la santé du site Web de l’ICIS fournit de plus amples renseignements sur les exigences et processus connexes.
 

Il convient d’établir une relation de collaboration avec votre fournisseur ou développeur de logiciel. Clarifiez également vos exigences à l’égard de la solution logicielle et incluez-les dans le contrat avec le fournisseur ou le développeur de logiciels.

Par exemple, 

• avoir signé une entente avec interRAI afin de pouvoir utiliser les instruments d’évaluation interRAI 
• avoir signé une Entente sur les spécifications et les normes d’information sur la santé avec l’ICIS et avoir accès aux spécifications du SIIR 
• concevoir une solution qui satisfait aux spécifications du SIIR 
• réussir les tests de conformité relatifs au SIIR avant que ses clients ne puissent amorcer la soumission de données à l’ICIS 
   

Remarque : Les points ci-dessus devraient également être pris en considération si vous choisissez d’élaborer votre solution non commerciale de collecte et de soumission de données plutôt que de faire appel à un fournisseur de logiciel commercial. Si vous envisagez cette option, communiquez avec nous pour discuter de la meilleure approche à adopter.

Quelle est la différence entre un dossier de santé électronique (DSE) et un dossier médical électronique (DME)?

• Un DSE est un dossier longitudinal dans lequel sont recueillis des renseignements électroniques sur la santé d’une personne ou d’une population. Il peut servir de source d’information pour le DME.
• Un DME est un dossier de santé partiel sur le patient, propre au dispensateur ou à l’organisme. Il peut servir de source d’information pour le DSE.

Avant d’intégrer les données de vos évaluations interRAI dans un DSE, posez-vous ces 6 questions :

1. Comment les données et l’information d’évaluation chemineront-elles d’un système à l’autre (DME, DSE, etc.)?
2. Quelle norme de partage des données utiliserez-vous pour transférer les données d’un système à l’autre? En voici des exemples :
   • Norme
   • Norme
3. Où les données et l’information d’évaluation seront-elles entreposées (p. ex. un dépôt central de données comme le en Ontario)?
4. Quels éléments du DSE pouvez-vous utiliser dans votre province ou territoire?
   • Registre des clients : caractéristiques démographiques des clients
   • Registre des dispensateurs : caractéristiques démographiques des dispensateurs
   • Registre des consentements : information sur le consentement
   • Système d’information sur les médicaments (SIM) : antécédents pharmaceutiques
   • Panorama/surveillance de la santé publique : antécédents de vaccination
   • Système d’information de laboratoire provincial ou territorial : résultats d’analyses de laboratoire
   • Dossier de santé partagé : observations et problèmes de santé (p. ex. allergies, diagnostics, comportements sociaux, antécédents sociaux, traitements, interventions)
5. Quelles données démographiques sur les clients provenant d’un DSE peuvent être utilisées pour remplir automatiquement une évaluation interRAI (p. ex. information provenant du registre des clients)?
6. Quelles données des évaluations interRAI peuvent être utilisées pour remplir des éléments du DSE (p. ex. échelles de résultats comme l’échelle de douleur, l’échelle de mesure de la dépression)?
    

Ces outils peuvent appuyer le déroulement de vos activités et éclairer l’élaboration des processus opérationnels.

Solution d’identification unique

L’utilisation d’outils et de plateformes de gestion de l’identité simplifie l’accès aux renseignements sur le client et élimine la nécessité de créer des justificatifs d’identité distincts pour chaque système. 

Grâce au processus d’identification unique, l’utilisateur peut accéder à diverses applications au cours d’une même session, sans avoir besoin de se reconnecter.

Politiques de sécurité et de respect de la vie privée

La prestation de services de santé interdisciplinaires nécessite l’adoption de politiques de sécurité et de respect de la vie privée parfois complexes, peu importe le domaine de santé, le milieu ou l’établissement de soins. Des politiques clairement définies doivent être en place pour les éléments suivants :

• responsabilité à l’égard des renseignements personnels sur la santé
• établissement des objectifs de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels sur la santé
  consentement
• exactitude des renseignements personnels sur la santé
• mesures de protection des renseignements personnels sur la santé
• accès individuel aux renseignements personnels sur la santé

Pour en savoir plus, consultez le document d’Inforoute Santé du Canada .

 

Exigences cliniques et spécifications

Des outils en ligne, comme d’Inforoute Santé du Canada, peuvent vous aider à élaborer vos exigences cliniques et spécifications.

Normes en matière de classifications et de terminologies

Les normes en matière de classifications et de terminologies permettent de recueillir, de récupérer, d’agréger, d’analyser et d’échanger des données dans les divers milieux de soins de santé de façon cohérente, sécuritaire et fiable.

• La sont des exemples de normes de classification.
• La SNOMED CT () est un exemple de terminologie. 
• Vous pouvez accéder aux terminologies utilisées au Canada à partir du site Web d’

• L’ICIS aide les provinces et territoires qui mettent en Å“uvre les instruments à comprendre les exigences organisationnelles de collecte et de soumission des données.
• L’ICIS offre des cours de formation sur la soumission des données d’évaluation interRAI.
• L’ICIS peut vous aider à .
• Les experts de l’ICIS fournissent un soutien continu aux organismes pour la soumission de données, ainsi qu’un dépannage au besoin. 

La soumission des données au Système d’information intégré interRAI (SIIR) se fait en temps quasi réel. Les évaluateurs reçoivent des messages d’erreur et d’autres messages contextuels à mesure qu’ils entrent les données d’évaluation. Ils n’ont plus à attendre le rapport produit à la fin du trimestre. Pour assurer la saisie de données de grande qualité, une formation sur les méthodes normalisées de prise en charge de ces messages devrait être offerte aux membres du personnel.

Aux fins de la production des rapports et d’assurance de la qualité des données, les épisodes de services doivent être clos dans le SIIR quand la personne obtient son congé.

Cette pratique permet de clore l’épisode de services en fonction de la date de sortie réelle, d’obtenir des renseignements sur la situation de résidence ou d’hébergement après la sortie et de connaître le nombre exact de personnes ayant obtenu leur congé, ce qui peut alimenter d’autres rapports comme ceux visant à analyser la durée des séjours, le volume de clients et le roulement. 

Définissez le processus selon lequel la date limite sera fixée pour la prochaine évaluation de la personne à l’aide de l’une ou l’autre des méthodes suivantes :

• Maintenir le cycle d’évaluation actuel en effectuant la première évaluation aux fins du SIIR à la date prévue de la prochaine évaluation
• Instaurer un tout nouveau cycle pour le SIIR

Remarque : Maintenir le cycle d’évaluation actuel vous permettra d’échelonner les évaluations sur toute l’année. Si vous définissez une date de référence unique pour toutes les premières évaluations lors de la mise en Å“uvre de la collecte de données, toutes vos évaluations subséquentes devront être réalisées en même temps, ce qui aura des répercussions sur la charge de travail. 
 

Il vous est possible d’accéder à un sous-ensemble de données par l’intermédiaire de la fonction de recherche du SIIR et de la solution logicielle de votre fournisseur pour évaluer la qualité de vos données.

L’ICIS vous recommande de travailler de concert avec votre fournisseur de logiciel à la définition de vos exigences en matière de production de rapports et à la création de rapports sur la qualité des données qui répondent à vos besoins opérationnels. L’ICIS ne fournira pas de rapports de soumission ni d’autre rapport semblable (c.-à-d. de soumission, de vérification et de vérification de la qualité des données) pour le SIIR. 

Établissez et validez le cheminement des données et les processus opérationnels rapidement afin de faciliter la compréhension du processus global et de réduire les malentendus (à cet égard, il peut s’avérer utile d’utiliser des représentations visuelles). 

Définissez l’état actuel et l’état idéal futur :

• Déterminez les dates de mise en Å“uvre (adoption des instruments, début de la collecte de données à l’aide des nouveaux instruments interRAI et début de la soumission de données au SIIR). 
• Établissez des comparaisons et cernez les domaines de changement (processus cliniques, techniques et opérationnels). 
• Déterminez les éléments qui sont exclus de la portée (p. ex. les établissements privés) et l’incidence de ces exclusions sur la mise en Å“uvre. 
• Déterminez s’il y aura mise en Å“uvre graduelle (p. ex. une région à la fois) et si une telle approche aura des répercussions sur la production de rapports. (L’ICIS ne recommande pas la mise en Å“uvre graduelle à l’échelle des établissements en raison de l’incidence potentielle sur la qualité des données.)

Au Canada, les modèles de cheminement des données diffèrent d’une autorité compétente et d’une région sanitaire à l’autre.

Les données d’évaluation interRAI sont soumises au SIIR en temps quasi réel, ce qui permet de produire des rapports plus actuels sur des plateformes sécurisées. En autorisant les organismes à soumettre directement leurs données au SIIR, les autorités compétentes et les organismes peuvent bénéficier de contrôles de la qualité des données en temps quasi réel. 

Les données sont acheminées en temps quasi réel

Numéro de l’établissement/Code d’organisme (A6) et Identificateur de l’installation (A6b)

Afin de se préparer à soumettre des données, chaque organisme a besoin d’un identificateur. Dans les évaluations, celui-ci correspond à l’élément A6; dans le Système d’information intégré interRAI (SIIR), c’est l’élément iA6a. 

Les identificateurs d’établissement ou d’organisme sont des codes alphanumériques (composés de 1 à 36 caractères) qui identifient de façon unique l’établissement ou l’organisme associé à un patient, à un épisode de services ou à une évaluation en particulier. 

Pour la soumission des données sur les services à domicile, l’ICIS collaborera avec les autorités compétentes afin d’attribuer des identificateurs d’organisme pour A6 et A6b (p. ex. région, organisme, installations de prestation de services). Le recours à l’élément A6b, qui est utile pour produire des rapports sur les services à domicile à l’échelle des installations, est facultatif.

En soins de longue durée, l’élément A6 indique le numéro de l’établissement, qui est souvent le même que dans le Système d’information sur les soins de longue durée (SISLD), le cas échéant. Les établissements de soins de longue durée ne peuvent pas utiliser l’élément A6b.

Habituellement, le ministère ou l’autorité sanitaire génère les identificateurs uniques d’organisme, mais l’ICIS peut aussi en créer, au besoin.

Si vous êtes membre du personnel d’un établissement de soins de longue durée et que vous avez des questions sur votre numéro d’établissement (A6), veuillez communiquer avec la personne-ressource au sein de votre ministère ou de votre autorité sanitaire.
 

Les systèmes utilisés pour soumettre des données au Système d’information intégré interRAI (SIIR) doivent être inscrits. Cette inscription doit être effectuée avant de commencer à soumettre des données. 

Désignez une personne au sein de votre organisme qui sera responsable d’inscrire le système. Vous pouvez également demander à votre fournisseur de logiciels de s’en occuper. Pour certains établissements, il peut être plus facile de confier la tâche au fournisseur de logiciels.

Peu importe qui inscrit le système, cette personne devra présenter une demande d’accès pour les organismes qu’elle inclura dans son inscription.

Demande d’accès >

Les données changent souvent de main, depuis leur collecte, jusqu’à leur diffusion et leur utilisation. Promouvoir une culture de la qualité tout au long de la chaîne d’approvisionnement en données permet de détecter les problèmes tôt dans le processus et d’éviter les corrections dispendieuses. 

La collecte de renseignements exacts dans les formulaires d’évaluation permet de gagner en efficacité et de mieux éclairer les décisions, ce qui accroît la qualité des soins.

La qualité des données contribue à

• appuyer la gestion des soins de santé
• éclairer l’élaboration des politiques publiques
• sensibiliser le public aux facteurs qui influent sur la santé

Découvrez le rôle de la qualité des données dans l’amélioration des soins de santé : Les données de l’ICIS aident à lutter contre la dépression
 

Les contrôles de la qualité des données permettent de

• surveiller et démontrer la conformité des activités, y compris la rapidité des soumissions
• faire le suivi des activités de soumission (nombre d’enregistrements soumis acceptés, rejetés ou supprimés dans le Système d’information intégré interRAI [SIIR])
• mesurer et surveiller les résultats des initiatives visant la qualité des données

Les activités liées à la qualité des données devraient être surveillées régulièrement. Les procédures relatives à la qualité des données devraient également être examinées périodiquement et mises à jour au besoin.

Les organismes sont invités à utiliser les rapports sur la qualité des données à des fins d’amélioration continue. Ces rapports peuvent être intégrés à la solution du fournisseur de logiciels, tel qu’il est indiqué à la page Web Points à considérer concernant la solution logicielle. 

Les rapports sur la qualité des données suppléent les avis d’erreur en temps quasi réel du SIIR en cernant les erreurs courantes et en signalant les enregistrements longitudinaux manquants, lorsqu’il n’y a aucun renseignement d’évaluation ou de sortie associé à une personne au cours d’une période déterminée.
 

• L’ICIS fournit des données et des analyses mises à jour à intervalles réguliers (mensuels et trimestriels) au moyen de rapports sécurisés.
• L’ICIS peut fournir aux intervenants des données sur mesure par le biais d’une demande de données ou à l’aide des outils de production de rapports existants.
• L’ICIS offre de la qui permettent de comprendre les données d’évaluation interRAI et leur utilisation.

• Qui cette information pourrait-elle intéresser? Clients, familles, médias, membres du personnel, conseil d’administration, autres intervenants?
• Quelles questions pourrait-on vous poser? Vous aurez peut-être à répondre à différents types de questions pour différents groupes, selon leur niveau d’intérêt et de participation.
• Quand devriez-vous informer les intervenants? Le moment pourrait varier selon le public cible.
• Comment pouvez-vous leur communiquer l’information? Vous pouvez le faire de plusieurs façons, notamment en personne, sur le Web, par l’entremise des médias ou à l’aide de bulletins d’information.
   

• Quels sont vos points forts? Quels aspects devriez-vous examiner de plus près?
• Quels renseignements contextuels pouvez-vous fournir afin de faciliter la compréhension de vos résultats?
• Quelles mesures avez-vous prises ou prévoyez-vous prendre?
• Pourquoi cette information est-elle importante? 

• Racontez comment les données que vous avez recueillies vous ont permis d’obtenir des résultats positifs :

Vous trouverez dans la section Documents de référence sur le Système d’information intégré interRAI (SIIR) de la Boutique en ligne de l’ICIS le Manuel de référence sur le Système d’information intégré interRAI, des documents de mise en correspondance pour les 3 évaluations et notre Matrice des éléments obligatoires du Système d’information intégré interRAI.

Un profil de l’ICIS est nécessaire pour accéder aux documents.